Термин «Управление бизнес процессами» означает системный подход к руководству предприятиями для улучшения их деятельности. Также эта концепция еще называется Business Process Management или BPM. В современных условиях бизнес активно использует системный подход в организации работ.

Виды бизнес-процессов

Под бизнес-процессами понимают логически связанные мероприятия, с помощью которых происходит преобразование имеющихся ресурсов в какой-либо товар, представляющий ценность для потребителей.

Условно бизнес-процессы подразделяют на 4 вида:

1. Производственные (основные). Также эти процессы могут называться ключевыми. Они играют важнейшую роль в выполнении задач предприятия и создают ценность для конечного потребителя. К основным относят работы, которые связаны с производством, проектированием, монтажом и т. д.
2. Обеспечивающие или вспомогательные. Они требуются для поддержания основных работ. Их не создают ценность для клиентов, но они необходимы для нормальной работы предприятия. Например, это может быть управление персоналом, IT и др.
3. Управленческие. Необходимы для контроля и мониторинга предпринимательской деятельности. Они выступают гарантом, что производственные и вспомогательные работы выполняются в соответствии с юридическими ограничениями и финансовыми целями бизнеса.
4. Процессы развития. Оказывают влияние на конкурентоспособность предприятия. К ним относятся маркетинговые цели, повышающие количество клиентов и укрепляющие позиции организации на рынке. Суть процессов развития заключается в поиске идей и их тестировании на практике.

Об управлении бизнес-процессами простыми словами

Управление бизнес-процессами заключается в регламентировании, описании и изменении всех выполняемых мероприятий. Именно изменении, а не улучшении, так как бизнес можно улучшить или ухудшить.

В отличие от различного оборудования, управлять коллективом с помощью нажатия кнопки или же директив не получится. Но зато можно задать последовательность действий, которые люди будут выполнять во время решения какой-либо производственной задачи. Это и есть BPM.

Для управления бизнес-процессами требуется:

1. Описание непосредственно бизнес-процессов.
2. Внедрение их в работу коллектива.
3. Назначение людей, которые будут отвечать за их выполнением. Их называют стейкхолдерами.

Следует понимать, что бизнес-процессы могут быть частично автоматизированными. Поэтому в качестве стейкхолдера может выступать как человек, так и программное обеспечение, позволяющее осуществлять автоматический контроль или автоматизированное выполнение операций.

Управлять необходимо очень разнородной средой. Различные ситуации требуют разных действий и подходов, а также инструментов автоматизации. Все это описывается отдельно, а затем объединяется в общую систему.

Для исключения путаницы в терминологии следует знать:

1. BPM (Business Process Management). Системный подход к управлению бизнес-процессами. Основная его задача заключается в организации деятельности таким образом, чтобы цели клиентов и предприятия были связаны.
2. BPMS (Business Process Management System) применяется для реализации системного подхода. Это использование специальных программ, без которых сложно реализовать какие-либо процессы.
3. BPMN (Business Process Management System). Это интерпретация действий, с помощью которой технические специалисты объясняют основные идеи BPM руководству предприятия.

Технологии и программное обеспечение являются только дополнительными элементами. Они позволяют применять на практике концепцию процессного подхода.

Как появилось

Любой бизнес, который создается с нуля, проходит этап становления. Нужно сделать так, чтобы между подразделениями и отдельными сотрудниками была взаимосвязь, то есть создать инструменты для передачи информации. Размеры компании на это не влияют. В небольших предприятиях такие вопросы тоже настолько же важны, как и в больших предприятиях, имеющих множество филиалов.

В сфере организации бизнеса постепенно возникают новые механизмы. Они более гибкие и удобные, а также интуитивно понятные. Это очень важно для людей, которые только начинают осваивать конкретную сферу деятельности.

Если обратиться к старым записям и попробовать изучить особенности организации труда на советских их западных предприятиях, то можно будет увидеть только сложны текстовые инструкции, которые в основном относятся к функциональному подходу. Это должностная инструкция работника, описание рабочего места, требования техники безопасности и т. д.

Это все трудно воспринимается. Такие инструкции обычно просто пылились на полках. Их никто не использовал и не читал, кроме, конечно, создателя. Все производственные требования и опыт сотрудники самостоятельно передавали друг другу.

Что делать предприятию, если необходимо быстро изменить работу и при этом внедрить системы автоматизации? Ответом на этот вопрос стало возникновение BPM.

Суть управления бизнес-процессами

Когда профессиональные консультанты рассказывают об управлении бизнес-процессами, они довольно часто злоупотребляют описанием технической стороны. Конечно, очень важно знать, кто и какую роль будет отыгрывать в данной бизнес-модели. Также необходимо понимать схематическое изображение процессов. Но глубоко вдаваться в подробности имеет смысл только в тех случаях, если бизнесмен уже согласен с предложенной концепцией управления.

Если с таким подходом участники бизнеса столкнулись в первый раз, то он им может показаться слишком сложным. Основной задачей BPM является прояснение ситуации и помощь предприятию в обнаружении точек роста, чтобы получить из них максимум.

4 подхода в управлении бизнес-процессами

Есть различные технологии управления процессами. Все они необходимы для повышения качества готового продукта. Благодаря этому удовлетворяются потребности клиентов предприятия. Какой это продукт, не имеет значения.

Самые распространенные подходы к управлению бизнес-процессами:

1. Принятие стандартов управления. К стандартам относятся документально зафиксированные нормативы. Они должны описывать конкретный эталон простым языком. При принятии руководством стандартов снижаются риски на производстве, повышается качество выполнения работ. Также новые работники быстрее адаптируются на своем рабочем месте. При помощи стандартов происходит построение следующих бизнес-процессов.
2. Совершенствование или оптимизация. Под оптимизацией понимают снижение расходов и уменьшение количества ошибок. Также оптимизация подразумевает сокращение производственного цикла. Оптимизация может выполняться при помощи реинжиниринга или способа кайдзен. Реинжиниринг подразумевает полную реконструкцию существующей системы. Кайдзен — плавное и безвозвратное улучшение управленческих инструментов. В этом случае основной задачей является совершенствование текущей модели. Отличительной особенностью способа кайдзен считается то, что все сотрудники вовлечены в улучшение бизнес-процессов, включая рядовых работников и топ-менеджеров.
3. Информационные технологии. Сейчас уже нельзя представить нормальное функционирование компании без применения каких-либо инфотехнологий. Благодаря информационным технологиям можно выполнять быстрый и качественный сбор данных, а также их обработку и хранение. С помощью инфотехнологий можно облегчить процесс принятия управленческих решений.
4. Систематизация. Сферу деятельности любой компании можно отнести к какому-либо бизнес-процессу. Под систематизацией подразумевается определение алгоритма действий, которые всегда приводят к одному результату.

Цикл управления бизнес-процессами

В любом бизнесе сначала происходит определенный цикл создания и внедрения управления процессами. Алгоритм какое-то время работает, но затем он требует модернизации. Дело в том, что с течением времени может меняться законодательство, выявляться слабые места. Также на рынке постоянно появляются новые конкуренты. Из-за этого нужны более современные инструменты или автоматизация процессов.

Цикл за определенный период времени может повторяться несколько раз, так как для продуктивной работы в условиях современного рынка необходимо уметь подстраиваться под меняющиеся обстоятельства. Цикл внедрения управления бизнес-процессами включает в себя 5 этапов:

1. Определение задач.
2. Анализ. С его помощью можно выявить оптимальные способы, улучшающие бизнес-процессы, чтобы они не тормозили развитие компании, а способствовали ее росту.
3. Внедрение изменений. Выбранные способы улучшения применяются на практике.
4. Мониторинг. Отслеживаются результаты и сравниваются с предыдущими показателями.
5. Оптимизация. Обнаруженные на прошлом этапе слабые места оптимизируются путем внедрения новых решений.

Этапы внедрения бизнес-процессов в компании

Чтобы предприятие было успешным и конкурентоспособным, оно должно постоянно развиваться и улучшаться. Это означает, что должны совершенствоваться и бизнес-процессы. Существует пять этапов улучшения процессов:

1. Определение. На данном этапе выделяют и описывают бизнес-процессы, учитывая абсолютно все их составляющие: исполнители, ресурсы, документы, нормативные акты и т. д.
2. Измерение. Собираются данные о производственном процессе. Это может быть стоимость выполнения процесса, функции, затраченное время, загрузка работников и др.
3. Анализ. На третьем этапе производятся расчеты показателей эффективности. Также сравниваются фактические и плановые показатели процесса и определяют направление совершенствования функционирования предприятия.
4. Совершенствование. На данном этапе меняют параметры процесса, которые были определены во время анализа.
5. Контроль. Выполняется контроль показателей после внедрения изменений. При необходимости цикл повторяют.

Плюсы и минусы

Среди преимуществ BPM выделяют такие:

1. Действия людей и систем можно максимально детализировать, что помогает получить требуемый результат.
2. С помощью графических нотаций можно наглядно увидеть все происходящие в компании процессы, а также обнаружить слабые места.
3. Нотации отлично подходят для обучения новых сотрудников. С их помощью исполнителю можно дать четкую последовательность действий.
4. При использовании процессного подхода результат получается ожидаемым и стандартизированным. Благодаря этому человеческий фактор практически не влияет на качество работ.
5. Методология Business Process Management хорошо проработана и стандартизирована. Ее инструменты интуитивно понятны даже тем, кто раньше вообще не сталкивался с управлением бизнес-процессами.

Основные недостатки Business Process Management:

1. Большая детализация процессов мешает восприятию функционирования организации для стратегического планирования.
2. Любая ошибка при создании процессной модели может привести к печальным результатам.
3. Бизнес-процесс статичен. Он обычно не корректируется «изнутри». Исполнитель должен действовать по инструкции, не проявляя инициативу. В случае наличия ошибки в процессе, работник будет ее повторять из раза в раз.

Каким компаниям подходит система

Процессный подход отлично подходит государственным компаниям. Здесь важна стандартизация обслуживания и повышение качества работы и сервиса. От государственных компаний клиенты не ожидают каких-либо бонусов, но услуга должна быть выполнена на соответствующем уровне.

В случае с коммерческими компания процессный подход позволяет улучшить уровень обслуживания и сделать его соответствующим определенным стандартам. Это одновременно и плюс, и минус. Дело в том, что инициативные сотрудники никак не смогут себя проявить и принести больше пользы, даже если у них будет желание. Процессный подход является статичным и стабильным. При внедрении необходимо четко понимать, где нужно дать сотрудникам больше свободы.

3 распространенные ошибки управления бизнес-процессами

Приверженцы моделирования и системного подхода приводят много аргументов в пользу вложения средств в BPM. Они рассказывают о сокращении расходов благодаря автоматизации и более быстрому выполнению задач.

Противники BPM приводят доводы, что предприятие становится зависимым от конкретной технологии. Также ему приходится тратить много средств на оптимизацию. А при неграмотном выполнении алгоритма инвестиции не дадут результата.

В целом, правы две стороны. Если есть понимание, что улучшит BPM в работе предприятия, то можно будет достичь поставленных целей. Это сократит расходы и время на выполнение работ.

Существует 3 основные ошибки, которые допускают предприятия при разработке BPM:

1. Организация вкладывает средства в развитие управления процессами, не определившись до конца, что именно нужно улучшать. Часто бизнесмены с энтузиазмом внедряют в свою компанию инновационные технологии. Их привлекает возможность упростить взаимосвязь с клиентами, упростить коммуникацию между сотрудниками, снизить расходы. Но мало кто из этих бизнесменов действительно задумывается, как это будет работать в реальности. Сначала нужно определиться, что именно требуется от внедряемой технологии.
2. Перед внедрением новых бизнес-процессов предприятие не производило попыток улучшить старые. Перед тем, как начинать изменения, следует подумать, можно ли улучшить существующую систему. Неэффективные процессы не получится компенсировать информационным технологиями.
3. Организация слишком увлекается управлением бизнес-процессами и превращает его в ИТ-проект. Если всю работу перенести на технический отдел, это может привести к провалу. Специалисты в сфере информационных технологий вряд ли хорошо разбираются в бизнес-процессах. Поэтому BPM нельзя воспринимать как технологию. Очень важно, чтобы бизнесмены участвовали в этом процессе.

Чтобы предприятие работало более эффективно, нужно внедрять процессный подход. Он позволяет выявить возможности и реализовать их с помощью правильного управления. Для каждого предприятия направления совершенствования индивидуальны. Поэтому для успешного внедрения управления бизнес-процессами следует определиться, какие требуются результаты от мероприятия. Сначала следует попробовать улучшить текущую ситуацию внесением изменений в существующие процессы.