Для построения модели бизнес-процессов используют схемы. Чтобы была понятна логика и структура составленной модели, разработаны методологии. Они предусматривают ряд правил и подходов к построению схемы. Использование их необходимо, если схема составляется не только для внутреннего использования. Иначе придется всю методику объяснять всем заинтересованным лицам.

Типовые задачи описания бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов может создаваться с разными целями. Это может быть автоматизация работы, выявление узких и проблемных мест, определение точек наибольших трудовых, временных и финансовых затрат и многое другое.

В большинстве случаев руководитель предприятия ставит перед собой несколько задач, решение которых он видит через построение модели бизнес-процессов.

Так, в небольших организациях цель такой работы может заключаться в распределении зон ответственности, составлении регламентов основных процессов, проведении анализа и оптимизации работы, подготовке к автоматизации, начале работы к формированию системы процессного управления.

В средних организациях к этим целям добавляются ориентация на оптимизацию взаимодействий между структурными подразделениями, системное описание процессов, тиражирование подходов к работе в филиалы, организация обучения работников.

Для крупных организаций важным становится и формирование объектной модели организации, проведение внутреннего аудита, разработка требований к подбору персонала.

Как видим, ответственный подход к организации работы предприятия рано или поздно приводит к выводу о необходимости составления модели бизнес-процессов. И чем крупнее организация, тем больше понимание того, что составленная схема должна быть понятна без дополнительных расшифровок и объяснений. Поэтому нужно использовать стандартные методологии, которые будут ясны любому специалисту в данной сфере.

Дадим краткое описание двух наиболее часто используемых методологий.

Описание нотации DFD

Одна из популярных нотаций – DFD. В своем стандартном варианте нотация включает в себя четыре главных элемента:

1. Процесс, другими словами, функция или последовательность действий, которые осуществляют для обработки данных. В названиях процессов используют глаголы, например, «обработать заказ», «доставить товар», «сформировать счет-фактуру» и т. д. Отметим, что в нотации DFD нет строгого синтаксиса, так как она не является исполняемой. Тем не менее желательно придерживаться определенных требований. Это облегчит работу со схемой тем людям, которые будут ее читать позже.
2. Внешняя сущность, под которой понимают любой объект, не включенный в систему. При этом данная сущность либо передает, либо получает информацию из описываемой системы.
3. Хранилище данных служит для хранения данных для процессов внутри системы. Здесь сохраняются все данные, поступившие перед обработкой, и полученный результат. Это сведения о клиентах, их заявки, вся текущая документация и все остальные данные, которые хранятся в системе и необходимы для четкой работы.
4. Поток данных представляют в виде стрелки, которая показывает направление движения информации и ее место в модели.

В нотации DFD могут описываться все производственные и вспомогательные процессы. При чтении схемы становится понятна структура системы, возможности и направления ее автоматизации. Однако данные модели не рассматривают как полноценные схемы описания бизнес-процессов ввиду отсутствия такого важного параметра, как время. Также в нотации не предусмотрены развилки и условия.

По большей части DFD – это описание потоков данных. Для описания непосредственно процессов предпочтительно использование других методологий, одну из которых опишем ниже.

Описание нотации IDEF0

IDEF0 – нотация, использование которой возможно не только для информационных систем, но и для любых других процессов. Простота и понятность схемы дает возможность использования этой методологии на ранних этапах формирования системы, а также на любом шаге ее оптимизации.

Важная роль в нотации IDEF0 отводится декомпозиции. Так, на верхнем уровне отображается основной процесс, который после подвергается декомпозиции. В итоге строят так называемые дочерние диаграммы. Чтобы схема была построена максимально точно, после каждого сеанса декомпозиции проводят экспертную оценку модели на предмет соответствия реальной ситуации.

Количество уровней декомпозиции зависит от сложности процесса и необходимого уровня детализации.

Нотация IDEF0 предусматривает использование только двух графических элементов – прямоугольника и стрелки. Это облегчает понимание сущности модели теми людьми, которые ее будут изучать.

В прямоугольниках отражают функции, процессы, действия. Здесь желательно использование глаголов или глагольных выражений. Например, «принять заявку», «сформировать заказ», «отгрузка продукции».

Рекомендации по использованию нотации предусматривают следующие типы функций:

1. Деятельность, т. е. те процессы, которые последовательно или параллельно выполняются. В результате происходит изменение материального и информационного потока, изменение его качеств и свойств. Для отображения деятельности используют диаграмму А-0.
2. Процесс, т. е. операции, которые также могут иметь параллельное или последовательное выполнение и влекут за собой изменение материальных и информационных потоков. В нотации для описания процессов используется диаграмма А-1.
3. Операция, т. е. некоторые действия, в результате которых преобразуются объекты.
4. Действия, которые предусматривают изменение какого-либо объекта и присвоение ему других свойств.

Взаимодействия между функциями и внешней средой отображаются в виде стрелок. Стрелки могут тоже иметь разные характеристики:

1. Вход – те материальные ресурсы и информация, которые поступают в систему. Стрелки входа отображают входящими в левую часть схемы.
2. Управление, т. е. документы, инструкции и регламенты, в которых содержатся предписания о порядке выполнений действий, операций, процессов и деятельности. Стрелки управления отображают входящими в верхнюю часть схемы.
3. Выход – результат проведенной работы, который покидает систему. Стрелки выхода отражаются исходящими из правой части модели.
4. Механизм – те ресурсы, которые используют для выполнения функции. При этом механизм необязательно является техническим средством. В качестве механизмов в методологии рассматривают в том числе и персонал, программы, оборудование. Стрелки механизма отображаются входящими в нижнюю часть схемы.
5. Вызов говорит о выполнении части функции вне рассматриваемого блока. Отображается как исходящая из нижней части схемы стрелка.

При построении IDEF0-моделей нужно обращать внимание на следующие детали, которые облегчат построение и чтение диаграмм.

1. Контекстная (или первая) диаграмма должна содержать только один блок, в котором отражена основная сущность системы. На этой диаграмме должны присутствовать 2–4 входящих и исходящих стрелки.
2. Во все последующие диаграммы декомпозиции рекомендуют включать от 3 до 6 блоков. Меньшее количество блоков приводит к мысли о бессмысленности данного уровня, а большее – приводит к загруженности диаграммы и сложности ее понимания. В этом случае лучше добавить еще один уровень декомпозиции.
3. Для облегчения чтения модели желательно размещать блоки слева направо и сверху вниз.
4. Каждый блок должен иметь как минимум одну входящую и одну исходящую стрелку.
5. Все блоки и стрелки должны быть поименованы.

Соблюдение этих требований сделает схему четкой и понятной, а также позволит определить возможности и направления автоматизации работы.

Функциональные возможности

Использование методологии IDEF0 дает возможность провести комплексный анализ работы предприятия, выявить все его процессы и взаимосвязи. Важной здесь становится возможность коллективной работы над составлением схемы, а это значит – построение четкой и соответствующей действительности модели.

Грамотное построение модели становится первым шагом на пути оптимизации и автоматизации работы предприятия. Анализ и обработка модели приводят к определению узких и проблемных участков, к которым необходимо применить корректирующие воздействия.

Методология IDEF0 – четкий и понятный инструмент для анализа любой функциональной системы.

Сравнительный анализ нотаций

Главным различием между рассмотренными системами является то, что нотация IDEF0 является структурной. В ней отражены компонентный состав изучаемого объекта, взаимосвязи и взаимодействия между его элементами.

Нотация DFD относится к динамическим. Она отражает поток данных и логику решения задач. Поэтому считают, что DFD лучше использовать для информационных систем, а IDEF0 – для функций и процессов.

DFD содержит большее количество графических элементов, в то время как IDEF0 – только два. В связи с этим нотация IDEF0 более регламентирована. Так, расположение и направление стрелок четко говорят об их характеристиках.

Рекомендации по применению систем в зависимости от типовых задач

Модели служат для решения внутренних задач компании. И чаще всего к ним относятся оптимизация и автоматизация.

Если стоит задача оптимизации, составляют две схемы: как есть и как надо. Рассматривают различия. Тот блок, в котором замечены различия, подвергают детализации. И выявляют глубинные причины отклонений, узкие места. После этого разрабатываются мероприятия, направленные на устранение отклонений.

Это дает возможность провести точечные улучшения с максимальным эффектом, не затрагивая тех сегментов и процессов, которые уже работают как надо.

При решении задачи автоматизации рассматривается возможность автоматизированного управления процессом, что позволит сократить время, затрачиваемое на процесс при повышении уровня качества. При этом снижается вероятность возникновения отклонений.

Построение модели и ее анализ дают возможность выявить, какие процессы подлежат автоматизации, т. е. могут выполняться без участия человека. Например, это может быть принятие заявок, проведение расчетов, формирование счетов и т. д.

Методологии DFD и IDEF0 – простые инструменты построения моделей бизнес-процессов. При этом их использование даст возможность улучшить работу, повысить эффективность бизнеса и начать его автоматизацию. Четкая и логичная методика позволяет точно выявить узкие и проблемные процессы, направить на них внимание руководства.