В схеме бизнес-процессов отражается их сущность и содержание работы. Создание такой схемы в принципе не очень сложно, для этого необходимо и достаточно понимать роль схемы и знать основные алгоритмы, по которым она составляется.

Общий подход к построению схемы бизнес-процесса

Эффективная работа с бизнес-процессами возможна только в том случае, когда разработана и продумана логичная структура. Уверенность в оптимальности структуры можно получить только в случае соблюдения следующих рекомендаций:

• бизнес-процессы должны быть небольшими, разбитыми на логические блоки. Одна схема должна содержать не более десяти-пятнадцати элементов. Сложные процессы желательно разбивать на более мелкие элементы, выделив между ними взаимосвязи;
• основной поток должен быть представлен одним уровнем, а в ответвления выведены альтернативные пути, а также нейтральные и отрицательные события;
• при построении схемы нужно следить за тем, чтобы основные потоки были однонаправленны. Чаще всего используют движение сверху вниз или слева направо;
• все элементы и параметры должны иметь логичные и краткие названия. В случае, если данный элемент нигде не используется – нужно его удалить.

Какими качествами должна обладать готовая схема?

Качественная и эффективная схема должна отвечать следующим требованиям:

• составление, уточнение и подтверждение схем проводить с ответственными и исполнителями, занятыми в данном бизнес-процессе;
• составление схемы осуществляют с использованием наглядных средств. Это позволит повысить уровень эффективности работы при использовании схемы, улучшит понимание схемы всеми участниками процесса;
• использование языка, понятного всем исполнителям процесса;
• схема бизнес-процессов – это не организационная структура, а схема работы, это нужно понимать;
• излишняя детализация может даже навредить. Особенно это важно понимать при составлении схемы «как есть»;
• не составляйте схему только ради того, чтобы она была. Схема бизнес-процессов нужна для дальнейшего анализа и действий;
• понимайте разницу между понятиями «как есть» и «как надо».

Соблюдение этих несложных правил даст возможность получить действительно работающую схему, анализ которой позволит улучшить работу всего предприятия.

Зачем нужно строить схему бизнес-процессов?

Создание схемы бизнес-процессов – сложная работа, которая занимает много времени и сил. Но это приносит значительную отдачу. Основными целями такой работы может быть:

• описание. После того, как модель сформирована, вся работа видна полностью во всем множестве деталей, взаимодействий и потоков. Значит, появляется возможность выявления его преимуществ и недостатков, узких мест;
• нормирование. Понимание всех элементов работы, выделение основных параметров дает возможность регламентировать все элементы. А значит, более четко планировать работу предприятия. Понимать, на каком именно действии появляются излишние затраты времени, финансовых и трудовых ресурсов;
• взаимосвязи. После построения модели руководитель четко видит все взаимодействия, которые нужны для выполнения работы. Соответственно, может определять уровень нагрузки и разрабатывать регламенты взаимодействий между подразделениями по тем или иным вопросам.

Чтобы модель работала эффективно, недостаточно ее построить. Необходимо выявить все связи между процессами. Такая работа требует прохождения следующих этапов:

1. Подготовка, в ходе которой определяются сроки реализации проекта, выделяется состав его участников.
2. Разработка, в ходе которой анализируются инициирующие события, оцениваются ожидаемые результаты и возможные риски.
3. Проверка, при которой полученные результаты сравниваются с ожидаемыми.

Результатом такой деятельности становится полное понимание руководством всех тонкостей работы не только всего предприятия, но и каждого его подразделения. А без этого говорить об эффективном менеджменте не приходится.

Как построить схему самостоятельно?

Несмотря на то, что построение схемы бизнес-процессов представляется сложным и запутанным, на самом деле разобраться в этом может каждый. Для этого достаточно понять всю подноготную работы предприятия. Если таких знаний нет – можно провести рабочее совещание с участниками и руководителями подразделений.

Однозначно можно утверждать только то, что без выделения бизнес-процессов управление крупным предприятием возможно только на уровне интуиции. А эффективность такой работы – под большим вопросом.

Первый этап. Установление границ бизнес-процесса

Первым этапом становится установление границ бизнес-процесса, т.е. отделение его от всех остальных. Для этого нужно сформировать полный список всех процессов, которые выполняются на предприятии.

Соответственно, необходимо понимать все тонкости работы организации и всех его процессов.

Поэтому специалисты рекомендуют в первую очередь составить полную блок-схему, в которой будут отражены все бизнес-процессы. Только после этого выделяется каждый отдельный процесс, полностью прорабатывается, определяются все его элементы, участники и процедуры и составляются модели.

Процесс как вид деятельности имеет временные начало и конец. Он ограничен не только по времени, но и по содержанию. Для того чтобы определить так называемый интерфейс для каждого процесса, следует выяснить, какой результат предшествующего процесса и в какой форме должен быть передан, как этот результат в дальнейшем должен быть обработан и в какой форме он может быть передан следующему процессу.

Полученный результат может быть представлен не только материальной составляющей – сырьем, полуфабрикатами, материалами или чем-нибудь подобным. Он может быть представлен и обменом информацией, услугами и т.д.

Цели каждого процесса должны определяться только руководителями предприятия. Они определяют те критерии, которые характеризуют качество процесса, его элементов и работ.

Второй этап. Точки начала, окончания, ключевые блоки

На следующем этапе необходимо задать точки начала и окончания. Так, в процессе продажи начальное событие – поступление заявки, а конечное – доставка продукции клиенту.

После того, как определены точки, определяющие начало и завершение процесса, выделяют его ключевые блоки. Опять же, в случае продажи ключевыми блоками могут быть регистрация заявки, ее обработка, передача данных в отдел продаж, оплата и доставка.

Конечно, это примерный список блоков процесса продажи. На разных предприятиях продажа может быть построена по разным принципам. Кто-то работает по заявкам, кто-то имеет определенный запас готового продукта на складе. Составленная схема должна полностью соответствовать той ситуации, которая характерна для данного конкретного предприятия.

Третий этап. Дополнение недостающими операциями

А дальше приступаем к детализации схемы. Предыдущий вариант предполагал, что все этапы будут пройдены без проблем и не возникнет никаких вопросов, возражений и непредвиденных ситуаций. К сожалению, так бывает далеко не всегда.

У заказчика могут возникнуть вопросы по продукту или по возможности замены на другой. Он может просто передумать, найти в другом месте дешевле или посчитать, что работник отдела продаж с ним разговаривал некорректно и он больше ничего не хочет.

Может случиться, что на складе нет необходимого количества нужной продукции. И требуется срочное производство или закупка у поставщика.

Поэтому необходимо предусмотреть возможность возникновения подобных ситуаций, проработать алгоритмы действий при них. И все это внести на созданную схему. Для этого используем развилки «или» и «если».

После того, как все возможные форсмажоры предусмотрены и отображены в модели, можно считать, что схема достаточно приближена к действительности и готова к использованию.

Для того чтобы иметь возможность сделать выводы, насколько качественным и результативным является процесс, в нем должна быть реализована возможность его измерить и, как следствие, проанализировать, чтобы затем усовершенствовать и улучшить. Это может осуществляться, например, в рамках жестко определенных еженедельных совещаний команды по процессу, которая призвана уточнять и улучшать действия по нему, проводя регулярные обсуждения результатов. Причем к такому обсуждению могут быть привлечены даже лица из сопряженных процессов: процесс-клиентов или процесс-поставщиков.

Четвертый этап. Обозначение роли участников, документации, баз данных

После того, как модель завершена, приходит пора отражения на ней всех участников процесса – сотрудников и отделов предприятия, привлеченных к нему.

На основании анализа и усовершенствования процесса, командой делаются выводы – кто из ее членов должен нести ответственность за процесс в целом и за его отдельные этапы, а также определяются задачи отдельных членов команды по процессу. Команда по процессу согласования с высшим руководством компании выявляет и реализует мероприятия по улучшению процессов в направлении достижения поставленных бизнес-целей.

Ответственное лицо или владелец процесса отвечает за его утверждение и контролирует ход реализации. Таким образом, данное лицо подотчетно только руководству и должно своевременно доносить всю необходимую информацию о течении процесса. Для того, чтобы работа велась максимально эффективно, владелец процесса собирает команду, которая имеет не только внутренние взаимодействия, но и внешние, например, с другими командами, ведущими сопряженные процессы.

В практической деятельности владельцы процесса постоянно взаимодействуют с функциональными менеджерами. Это требует четкого отображения всех процедур взаимодействия. При этом владелец производственного процесса может выступать в роли заказчика процессов, которые выполняются в сфере маркетинга, информационных технологий, работы с персоналом и т.д.

Учитывая тот факт, что во многих компаниях на первое место выдвинута удовлетворенность клиента, во многих случаях владельцем процесса становится клиент-менеджер. Ведь именно он несет ответственность перед клиентом. Результатом этого становится то, что клиент-менеджер осуществляет контроль исполнения требований клиента в различных подразделениях предприятия.

Но это может привести и к неблагоприятным последствиям. Ведь владелец процесса должен иметь четкое представление об особенностях технологии производства. Он должен иметь практические навыки менеджмента, так как владелец процесса обладает значительными полномочиями внутри подотчетного бизнес-процесса. И если клиент-менеджер не обладает нужными знаниями и компетенциями – последствия могут быть катастрофическими для предприятия.

Монопольные предприятия, не знакомые с конкурентным рынком, зачастую ограничивают введение системы управления бизнес-процессами ввиду значительной регламентации работы в системе «как есть». Такие предприятия основную власть передают руководителям производственных подразделений. У них нет необходимости передачи власти подразделениям, связанным со взаимодействием с клиентами. Это обусловлено отсутствием необходимости учета требований клиентов, что дает возможность сосредоточиться на проблемах производства, минимизации затрат и управления качеством.

Хотя даже в монопольной структуре имеют место внутренние взаимодействия, в которых также выделяют клиентов и поставщиков. Поэтому зачастую методы процессного управления внедряются и в монопольных компаниях в рамках взаимодействий между подразделениями.

Результатом такого управления становится формирование процессной структуры, ориентированной на потребности внутреннего клиента.

В связи с тем, что вся работа предприятия сопряжена с соответствующими потоками документами, рекомендуется отображать и те документы, которые должны быть сформированы и подписаны на каждом из этапов.

Созданная модель может быть и дальше детализирована. Например, не лишним будет прописать дополнительные нюансы. Среди них – регламенты взаимодействий между подразделениями, предпочтительные формы взаимодействия, сроки рассмотрения и обработки сообщений и другие детали, специфичные для каждого предприятия.

Пятый этап. Проверка полученной модели

Для уверенности в адекватности и полном соответствии созданной модели действительной ситуации нужно ее проверить. Даже если руководство предприятия считает модель идеальной, не лишним будет представить ее тем сотрудникам, которые привлечены к работе в данном процессе. Узнать их мнение, выслушать вопросы и пожелания.

После этого проводится окончательная доработка модели, после чего ее можно использовать в практической работе.

Обзор программ для создания схемы бизнес-процесса

На рынке представлено множество программ, облегчающих работу со схемами бизнес-процессов. Рассмотрим некоторые из них.

ELMA BPM

Российская программа с бесплатной версией предусматривает возможность визуализации с помощью диаграмм. Для работы с ней не нужны знания в программировании. При этом она интегрируется с платформой 1С Битрикс. Внедрена возможность контролировать выполнение задач. Предусмотрен процесс назначения ролей.

Business Studio

В данной программе возможно формирование наглядной организационной структуры компании. Имеется возможность ведения штатного расписания, визуализации и контроля ключевых показателей эффективности. Также предусмотрена возможность моделирования бизнес-процессов.

Visual Paradigm

Программа предусмотрена для построения любых моделей и их проверки. После построения модели автоматически генерируются все необходимые документы. Бизнес-модели подлежат точной настройке. Имеется возможность перевода в код построенной модели и выгрузка ее в графическом формате. Разработана также версия программы для операционной системы Mac OS X.

Bizagi Process Modeler

Бесплатная программа для построения моделей бизнес-процессов. В ней возможно не только создание, но и публикация полученных результатов в разных форматах, в том числе – самых популярных – Word и HTML.

Intalio BPMS

Бесплатное программное обеспечение, позволяющее строить и анализировать бизнес-процессы.

ARIS Express

Несложный инструмент, доступный даже начинающим пользователям. Возможности программы предусматривают не только моделирование бизнес-процессов и публикацию моделей, но и интеграцию различных средств, в которых разрабатываются показатели и нормативы системы сбалансированных показателей, оценивается и оптимизируется стоимость бизнес-процессов, а также внедрены инструменты, позволяющие работать с ERP-системами. В программе предусмотрена также возможность контроля выполнения бизнес-процессов.

Camunda

Представляет собой BPM-движок, который используется для автоматизации бизнес-процессов.

• программа имеет открытый код, что дает возможность специалисту однозначно понимать принципы работы, представленная документация дает возможность легко провести интеграцию движка со своей инфраструктурой;
• поддержка всех языков JVM, в том числе и последних версий Java;
• хорошо организованная инфраструктура без излишних абстракций, требующих дополнительного изучения;
• удобство работы и встраивания движка за счет возможности использования в качестве библиотеки в Java-приложении. Нет ограничений в условиях для разработчиков. Имеется возможность использования любых удобных инструментов;
• дополнительный набор полезных приложений, среди которых – приложения для формирования моделей процессов; выполнения задач, поставленных перед исполнителями; сохранения и интерпретации моделей; анализа состояния процессов; управления правами пользователей и другие. Часть из дополнительных приложений доступны только в платной версии, часть – в бесплатной имеют ограниченный функционал. Тем не менее, возможности движка даже в бесплатной версии впечатляют.

AllFusion Process Modeler

Данное программное обеспечение предназначено для описания, анализа и моделирования моделей данных, а также построения мета-моделей. Признанный лидер рынка в своем сегменте. Возможно использование различных стандартов методологии.

IBM WebShpere Business Modeler

Программное средство для моделирования, имитации и анализа бизнес-процессов.

Основными характеристиками являются:

• возможность формирования перечня ключевых показателей эффективности, привязки их к элементам бизнес-процессов и прогнозирования их значений. Таким образом, возможно контролировать уровень достижения поставленных компанией стратегических и тактических целей;
• описание бизнес-процессов с помощью диаграмм. При этом накопленная информация хранится в структурированных справочников, между которыми формируются взаимосвязи;
• возможность создания любых видов отчетности, которая выгружается в любых форматах;
• возможность проведения более сорока видов статистического и динамического анализа;
• сбор и контроль значений достигнутых показателей дает возможность использования системы не только как системы проектирования, но и контроля и исполнения;
• возможность публикации моделей с доступом для команды разработчиков;
• легкая интеграция с другими программными комплексами.

Fox Manager Бизнес Процессы

Бесплатный программный комплекс, доступный даже начинающим пользователям. Программа предусматривает автоматическое построение процессов верхнего уровня, при этом формируется наглядная диаграмма.

Функционал программы дает возможность своевременного выделения и устранения ошибок, которые были допущены в ходе построения модели. При этом выделяются процессы, в которых не назначены ответственные лица, обнаруживаются ссылки на несуществующие объекты.

Comindware Business Application Platform

Российская платформа, в которой реализовано моделирование бизнес-процессов и цифровая трансформация предприятия.

Использование платформы облегчает процесс автоматизации бизнес-процессов, формирования систем электронного документооборота.

Практический пример с графической схемой

Организационная структура предприятия построена по линейно-функциональному принципу, в основе которой лежит соблюдение основных принципов управления, связанных с единоначалием, иерархичностью, соблюдением норм управляемости.

Директору подчинены три директора по операциям, каждый из которых несет ответственность и исполняет обязанности, связанные с обеспечением деятельности вверенных им подразделений – менеджмент, ведение бухгалтерского учета и финансовой деятельности, организация и ведение производственного процесса.

На основе обработки информации составим проект процессов компании.

Процессы компании в целом могут быть подразделены на два основных блока – управленческие и производственные процессы. Данные блоки взаимосвязаны и взаимопересекаемы, однако каждый из них может рассматриваться в виде отдельной системы процессов.

Основные производственные процессы предприятия представлены на рисунке.

Предприятие представляет собой открытую систему, в которую поступают сырье, материалы, информация, и выходит готовая продукция.

Сырье поступает на производство по накладным с удаленного склада и перемещается на склад сырья, со склада сырья выдача его происходит на разрезной участок. Логист производства по заявке формирует маршрутный лист.

Материалы поступают на склад по накладным от различных поставщиков.

Готовая продукция, произведенная на предприятии, отправляется на склад готовой продукции, откуда отгружается покупателям по мере приобретения.

Все хозяйственные операции сопровождаются формированием первичных учетных документов, передаваемых в финансово-бухгалтерскую службу. На основании первичных документов составляются проводки, которые отражаются в учете посредством использования бухгалтерской программы «1С».

Таким образом, проведенное исследование позволило сделать следующие выводы:

• на предприятии выделены два основных блока процессов, которые характеризуют управленческое и производственное направления работы. Несмотря на то, что они постоянно взаимопересекаются и взаимодействуют, каждый из этих блоков может рассматриваться как отдельная открытая система, так как взаимодействие между ними в основном осуществляется посредством информационных потоков, течение которых обеспечено в обе стороны;
• управленческая система характеризуется высоким уровнем концентрации информации и высокими требованиями к обеспечению ее хранения и обработки, основные управленческие процессы предусматривают использование различных методов и подходов к обработке и передаче информации;
• работа производственной системы в большей степени связана с наличием материальных потоков, которые имеют одностороннюю направленность – от поступления сырья и материалов к их переработке, производству готовой продукции и выбытия из системы в виде произведенной продукции;
• в производственной системе материальные потоки сопровождаются информационными, однако уровень информационной насыщенности значительно ниже, чем в управляющей системе и в основном обусловлены необходимостью передачи сведений о состоянии запасов, особенностях течения производственных процессов, произошедших отклонениях от нормального течения производственного процесса;
• в управленческой системе течение информационных потоков не может быть строго определено в виде какого-либо направления – информация передается от всех подразделений всем подразделениям по мере ее необходимости, информационный поток производственной подсистемы более структурирован и в целом соответствует материальному потоку, следуя строго вдоль него (и в обратном направлении, например, из производственного подразделения передается информация на склад сырья о необходимости восполнения запаса).

Улучшить работу предприятия можно при учете следующих моментов.

Предприятие осуществляет поставки профессиональных абразивных материалов, шлифовальных и окрасочных инструментов, средств защиты, а также других расходных материалов на промышленные предприятия.

Есть практически все, что необходимо для производства хороших швов. Персонал также заинтересован в том, чтобы улучшать качество. Для улучшения производства требуется более структурный и систематический подход, чтобы быть уверенными в том, что произведенные продукты всегда имеют одно и то же качество.

Сведение швов не всегда правильно выполняется на станке по производству широких лент. Рабочие используют ножницы для подрезания кромок. Самый лучший вариант – добиться правильного сведения.

Для улучшения качества хорошо проводить постоянное отслеживание и вести статистический учет по прочности швов для швов различных типов и различных материалов.

Можно чаще документировать толщину шва, чтобы быть уверенными в том, что контроль осуществляется часто.

Создать систему по отслеживанию уровня квалификации рабочих на заводе.

Создать в компании общественную оценочную ведомость, например, по отслеживанию своевременных поставок, рекламаций и т.д.

Итак, составление схемы бизнес-процессов – первый шаг на пути повышения эффективности работы предприятия. Это дает возможность выявления слабых мест и проблемных точек и приложения усилий именно на тех участках, которые требуют совершенствования. Глубокий анализ производства, всех взаимосвязей и взаимозависимостей позволяет давать адекватный прогноз дальнейшей работы.