Успех любой компании зависит от эффективности и слаженности взаимодействия всех её процессов. Чем больше предприятие, тем труднее главному руководителю контролировать все его аспекты. И тем вероятнее ошибки, сбои и конфликты. Поэтому опытные топ-менеджеры стараются постоянно находить оптимальные способы функционирования своей фирмы, чтобы повысить её эффективность. Один из самых результативных и популярных способов – это оптимизация существующих бизнес-процессов.

Определение понятия

Бизнес процессыОптимизацией бизнес-процессов называют последовательный перечень мероприятий, направленных на усовершенствование деятельности организации, поиск наиболее оптимальных сценариев достижения стоящих перед ней целей.

Бизнес-процесс – это совокупность действий, которая приводит к решению поставленной задачи. В любой организации в каждый момент времени может одновременно существовать большое количество разнообразных бизнес-процессов так или иначе связанных и взаимодействующих между собой.

В каких случаях необходима оптимизация процессов?

Как в любой живой системе с течением времени в этом комплексе взаимосвязанных процессов накапливается критический объем ошибок, сбоев, несогласований, внутреннего напряжения, которые заметно снижают эффективность деятельности организации в целом. Если своевременно ничего не предпринять для улучшения ситуации, система будет деградировать, пока полностью не утратит работоспособность.

Иногда причиной снижения эффективности могут становиться не только внутренние сбои и противоречия, а негативные воздействия окружающей среды, когда ранее налаженные способы деятельности перестают соответствовать внешним вызовам. В качестве таких негативных влияний могут выступать экономические и политические кризисы, резкие скачки национальной валюты, изменения законодательства, в глобальном плане войны и эпидемии.

Читать:  Для чего нужна автоматизация бизнес процессов на предприятии. Как выбрать средство автоматизации и правильно внедрить его в производство

Полностью застраховаться от подобных негативных сценариев невозможно, но опытные руководители стремятся предотвратить развитие нежелательных событий, начиная заранее оптимизировать деятельность своей компании при появлении самых первых признаков неполадок. И в большинстве случаев это вполне удается, если только речь не идет о форс-мажоре наподобие внезапного экономического кризиса или стихийного бедствия.

Есть целый ряд объективных признаков, по которым можно сделать вывод, что деятельность компании нуждается в оптимизации. Часть из них касается её структуры, а вторая часть непосредственно бизнес-процессов. В отношении структуры можно выделить такие признаки:

При этом нужно понимать, что увеличение размера компании и усложнение её структуры – это естественный закономерный этап развития любой здоровой организации. Однако он неизбежно приводит к необходимости своевременно задуматься над оптимизацией бизнес-процессов в ней.

Также существует ряд признаков, которые однозначно свидетельствуют о необходимости оптимизации и перестройки существующей системы. К ним относятся ситуации, когда:

Сотрудники бизнес

Виды оптимизации бизнес-процессов

Можно выделить три вида оптимизации бизнес-процессов в зависимости от уровня, на котором проводится воздействие.

Первый случай, касающийся настройки только некоторых отдельных частей процесса, наиболее часто встречающийся пример оптимизации. Это наименее радикальные и болезненные изменения для компании в целом. Примером такого вида оптимизации может служить введение автоматизированной системы документооборота там, где ранее вся документация велась вручную.

Во втором случае оптимизация проводится на уровне отдельного бизнес-процесса целиком, чтобы повысить его эффективность (сократить сроки, повысить удовлетворенность клиента, снизить затраты на производство и т. п.). К примеру, компания, производящая мебель, регулярно сталкивается с претензиями клиентов по поводу полученного товара.

После анализа жалоб, выясняется, что основные проблемы кроются в плохо налаженном процессе доставки покупок от склада до потребителя. У покупателей нет информации о времени доставки, нет согласованности действий между менеджерами склада и курьерами, грузчики отказываются доставлять габаритную мебель до квартиры из-за низкой оплаты, товар часто доставляется плохо упакованных или даже с внешними царапинами.

В результате компания сталкивается с большим количеством отказов от покупок и валом негативных отзывов в социальных сетях, которые плохо сказываются на репутации предприятия. В данном случае не идет речь о том, что не эффективна деятельность организации в целом. Настройки требует только один процесс, который негативно влияет на все производство.

Оптимизация на уровне всего предприятия – это наиболее редко встречающийся, сложный и трудоемкий вид оптимизации бизнес-процессов. Она требуется в тех случаях, когда предприятие по каким-либо причинам находится в глубоком кризисе или долгое время несет значительные убытки. В этом случае в дело вступает антикризисный менеджмент, который предполагает уже не эволюционные, а радикальные, революционные преобразования самой структуры организации и затрагивает все её процессы без исключения.

Читать:  Для чего проводится анализ бизнес процессов на предприятии, какие методы и виды оценки эффективности подразделений применяются на практике

Как происходит процесс оптимизации?

Прежде чем приступать к оптимизации деятельности компании в целом или отдельных её процессов всегда следует начинать с анализа существующего положения. В этот анализ входит как изучение всех процессов, составляющих деятельность организации, так и определение того, что является проблемой на данном этапе или нуждается в реорганизации.

Оптимизация деятельности компании

Первым шагом на этом этапе становится тщательное изучение существующих процессов и их классификация. В деятельности любого предприятия всегда существуют процессы основные (базовые) и вспомогательные. В целом выделяют три основные группы процессов:

После изучения существующих процессов в организации вторым этапом становится выбор подходящей стратегии планируемых преобразований. В настоящее время существует большое количество разнообразных стратегий и методик по оптимизации бизнес-процессов. Поэтому выбор подходящей стратегии в каждом конкретном случае становится весьма нетривиальной задачей. Каждая компания уникальна, имеет свои сильные слабые стороны, цели и задачи.

Далеко не всегда тот метод, который хорошо сработал для похожей организации, обязательно будет столь же эффективен. Поэтому выбор подходящей стратегии также всегда начинается с анализа существующих условий. Тем не менее выделяют четыре наиболее востребованных метода оптимизации бизнес-процессов, которые применимы в большинстве случаев.

  1. Инжиниринг – это комплекс информационных технологий, основанных на моделировании организационной структуры предприятия и построении новых процессов, включенных в бизнес-окружение. Данный метод предназначен в основном для вывода деятельности компании на новый уровень информационного характера. На практике он выражается в вводе новых технологий и сокращении существующих, анализе проблемных мест в оптимизируемом процессе, обучении персонала новым алгоритмам действия. Метод инжиниринга одинаково применим к любым типам процессов. Это может быть само производство, логистика, исполнение услуг, поддерживающие службы, коммуникация. Как правило, он реализуется в виде экспертных консультаций, когда собственные внутренние специалисты или приглашенные со стороны разрабатывают практические рекомендации по усовершенствованию существующих в компании сценариев действий.
  2. Реинжиниринг – это подход, основанный на отказе или полном преобразовании существующих процессов, методов и правил. По сути это кардинальная перестройка всей работы всей организации или какого-то её подразделения. Часто в результате реинжиниринга появляется совершенно новый бизнес, основанный на иных принципах организации.
  3. Total Quality Management (Всеобщее управление качеством). Этот метод заключается в том, что в управление процессами организации вовлечены все сотрудники, а не только высшее руководство. Такой подход повышает личную ответственность каждого работника, его мотивацию и лояльность по отношению к компании. В рамках данного метода оптимизация бизнес-процессов становится не разовым событием, конечным во времени, а самовоспроизводящимся процессом, в который вовлечен весь коллектив организации. Метод особенно успешно работает в небольших компаниях с облегченной коммуникацией и простой структурой.
  4. Continuous Process Improvement (CPI) – Постоянное совершенствование. Чрезвычайно распространенный в настоящее время метод, применяемый в большинстве современных организаций, особенно работающих в информационной сфере. Внедрение этой стратегии обеспечивает предприятию существенное конкурентное преимущество за счет постоянной адаптации к внешним вызовам и непрерывного совершенствования всех процессов в организации.

После того как выбран подходящий метод оптимизации, наступает этап внедрения нововведений. Это очень ответственный момент, требующий постоянного контроля, чтобы не нанести непоправимого ущерба деятельности подразделения или организации в целом. На этом этапе особенно важной становится обратная связь, поступающая как от сотрудников предприятия, так и от клиентов. Именно она, помимо объективных данных прибылей и затрат, позволяет судить, насколько успешно проводится оптимизация.

Читать:  Как и зачем нужно описывать бизнес процессы

Что необходимо для успешной оптимизации бизнес-процессов?

Какая бы стратегия преобразований деятельности организации ни была выбрана, масштабы, успешность и скорость оптимизации зависят от сочетания многих факторов:

Последний пункт особенно важен, поскольку отношение персонала компании напрямую влияет на успешность проводимой оптимизации. Поэтому очень желательно заранее заручиться поддержкой рядовых сотрудников, рассказав им о планируемых изменениях и объяснив их суть. Утаивание информации со стороны руководства в данном случае сыграет скорее негативную роль.

Процессы компании

Чтобы повысить мотивацию и заинтересованность сотрудников стоит также разъяснить рядовому персоналу, как именно позитивно скажутся нововведения на их собственном положении. Например, в результате более эффективного расхода средств могут появиться дополнительные премиальные фонды, сократится монотонный ручной труд, деятельность станет более интересной и творческой.

Также для успешной оптимизации необходимо соблюдение ряда условий:

Основные правила

Чтобы процесс оптимизации бизнеса не свелся к умозрительным рассуждениям на уровне здравого смысла и интуиции, что тоже полезно, но явно недостаточно, всегда стоит придерживаться четырех основополагающих базовых правил оптимизации бизнес-процессов.

  1. Правило основы. Оно означает, что прежде, чем внедрять какие-то нововведения, надо придать жесткость уже существующим процессам, зафиксировать их. Невозможно оптимизировать хаос. Подобная фиксация позволит увидеть сам ход процессов, их сильные и слабые стороны. Фиксация происходит в виде модели «Как есть» (As Is) и отображается в виде графической блок-схемы. Схему можно рисовать как от руки, так и при помощи многообразных программных средств, которые нетрудно найти в Интернете. Если же анализируемые процессы настолько изменчивы, что их не удается зафиксировать, то оптимизация к ним не применима. Такие процессы придется выстраивать заново с нуля.
  2. Правило «От частного к общему». Это правило подразумевает, что оценку оптимальности процессов надо вести от их отдельных недостатков, которые затем объединяются в связанные группы.
  3. «Любые решения по оптимизации – неоднозначны». Это правило означает, что устранение недостатков по какому-то одному критерию с высокой вероятностью снижает эффективность процесса по каким-то другим критериям. Искусство истинной оптимизации состоит в том, чтобы уметь увидеть все последствия нововведений, как положительные, так и негативные, объективно оценить их влияние и уметь выбрать оптимальный вариант изменения.
  4. «Люди не любят оптимальные процессы». Этот принцип гласит, что любая подлинная оптимизация бизнес-процесса всегда усиливает эксплуатацию вовлеченных в него сотрудников. Это значит, что при проведении оптимизации руководство компании неизбежно столкнется с явным или скрытым сопротивлением со стороны рядового персонала. Поэтому разумно заранее проинформировать людей о планируемых изменениях, стараясь подавать информацию таким образом, чтобы показать выигрышные стороны грядущих преобразований не только для предприятия, но и для работников.

Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов в компании

Сам процесс оптимизации укладывается в шесть последовательных взаимосвязанных шагов. И начинается он, как уже говорилось, с подробного анализа исходных обстоятельств.

1 Шаг: Изучение существующего положения и построение схематической графической модели As Is («Как есть»), которая позволит объективно, а не эмоционально оценить сложившуюся ситуацию.

2 Шаг: Подсчет ключевых показателей эффективности. Как правило, в этой роли выступает время, затрачиваемое на выпуск продукции или оказание услуг, и полученная прибыль. Также имеет смысл собрать отзывы сотрудников и клиентов – насколько их устраивает существующее положение вещей, преобладает ли срединих удовлетворенность или недовольство.

3 Шаг: Определение избыточных узлов. Сюда относятся промежуточные или дублирующие действия, без которых можно было бы обойтись или автоматизировать их.

4 Шаг: Генерация идей. Этап моделирования идеального бизнес-процесса, с учетом интересов предприятия, клиентов, сотрудников и необходимого объема затрат ресурсов для получения желаемого результата.

5 Шаг: Внедрение разработанного алгоритма в повседневную практику. Также это этап обучения сотрудников новым способам деятельности, разъяснения им необходимости нововведений, их преимуществ для предприятия и коллектива в целом.

6 Шаг: Фиксация полученного результата и его анализ. Анализ результатов включает в себя учет баланса прибыли и расходов, уровень продаж, удовлетворенность клиентов, а также наблюдение за деятельностью сотрудников в условиях новых алгоритмов.

Читать:  Суть моделирования бизнес процессов: цели, правила и этапы

ТОП-5 ошибок оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов достаточно сложное дело даже для опытного предпринимателя, не говоря уже о начинающих, поэтому так много и часто допускается самых разных ошибок. Среди наиболее часто встречающихся можно выделить следующий ТОП-5.

Бизнес-процесс

1. Стремление полагаться только на интуицию и здравый смысл, игнорируя экономическую модель. Даже в маленькой компании одновременно существует целый комплекс взаимосвязанных процессов, которые крайне трудно одновременно удерживать в сознании даже очень опытному менеджеру. Намного удобнее воспользоваться специальными программными сервисами, которые позволят представить всю необходимую операцию в виде наглядных графиков и схем, подкрепленных цифровыми расчетами.

2. Отсутствие системного подхода. Занимаясь оптимизацией каких-то процессов в своем бизнесе необходимо помнить, что любые изменения в них обязательно окажут влияние на всю деятельность организации в целом. И будет ли это влияние позитивным или отрицательным, очень желательно просчитать заранее.

3. Стремление руководителя заниматься оптимизацией лично. Это серьезная ошибка, которой страдают многие топ-менеджеры. Оптимизацией бизнес-процессов должны заниматься специалисты-эксперты либо из самой организации, либо приглашенные со стороны. Роль руководителя состоит в наблюдении и контроле. Он должен понимать, как именно работают специалисты, при необходимости запрашивать дополнительные консультации у экспертов, но не должен лично вмешиваться в процесс внедрения новых технологий.

4. Концентрация на несущественных, но психологически значимых деталях. Это одна из самых распространенных ошибок, когда, начиная анализировать недостатки деятельности организации, её руководители уходят в сторону решений проблем, слабо или только косвенно влияющих на результаты процесса, но вызывающую сильную эмоциональную реакцию.

Например, в ответ на вал жалоб на невозможность дозвониться со стороны клиентов оператор оправдывается сложностью и длительонстью прописанного скрипта, а руководитель отдела заявок вместо того, чтобы увеличить количество телефонных операторов или переадресовать часть звонков в другие отделы, начинает заниматься анализом переговорных скриптов.

5. Высокая цена оптимизации. Зачастую предприятия малого бизнеса отказываются от необходимой им оптимизации поскольку их отпугивают чрезмерные цены крупных консалтинговых фирм. В итоге у руководителей малых предприятий складывается впечатление, что оптимизация – это всегда очень дорого и очень долго, настолько, что не имеет смысла связываться. Это не совсем так.

Действительно, услуги крупных консалтинговых корпораций могут быть бесполезно для маленьких компаний, но это не значит, что совсем не нужно заниматься совершенствованием своего бизнеса. Во-первых, в настоящее время существует большое количество разнообразных программ, которые позволяют анализировать бизнес-процессы с большой степенью достоверности и строить рабочие бизнес-модели. Во-вторых, на рынке достаточно много небольших фирм, специализирующихся на экспертных услугах.

Читать:  Что такое bpmn, преимущества моделирования бизнес процессов на различных предприятиях

Пример оптимизации бизнес-процессов

В качестве примера успешной оптимизации бизнес-процессов можно рассмотреть кейс компании по доставке суши. Небольшое кафе в качестве расширения своей основной деятельности решило заняться доставкой готовой еды в офисы и на дом. Как наиболее простой в изготовлении и недорогой продукт были выбраны суши и роллы. Наняты дополнительный повар и пара курьеров. Разработан сайт с описаниями товара и ценами, запущена реклама. Однако прибыль оказалась не столь высокой, как надеялись, владельцы кафе.

После тщательного анализа ситуации выяснилось, что заказов могло бы быть больше, но один телефон и один оператор не могли принимать все входящие звонки. Также большим поводом для раздражения клиентов оказались долгие сроки доставки. В итоге, зачастую прождав заказанную еду два-три часа, в следующий раз люди обращались в другую фирму. Кроме того, часть клиентов отпугивала стоимость доставки, которая увеличивала цену продукта.

Проанализировав всю полученную информацию, руководство фирмы приняло следующие решения:

В результате количество заказов значительно выросло, что позволило фирме не только компенсировать затраты на дополнительно нанятых курьеров, но и расширить предлагаемый ассортимент готовой еды, а заодно увеличить средний чек покупки.

Нельзя сказать, что оптимизация бизнес-процессов – это одноразовое явление, которое достаточно провести раз в 5 или 10 лет, после чего благополучно забыть о нем на какое-то время. Для поддержания эффективности организации требуется создание подразделения или группы, которые будут проводить регулярный аудит и решать, требуются ли в текущий момент какие-то дальнейшие улучшения или нет. Зато именно после оптимизации бизнес-процессов можно внедрять готовые комплексные информационные системы, которые будут жестко определять процессы компании и не позволят случайным пользователям их нарушать.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *