Моделирование бизнес-процессов — это одна из ключевых задач большинства бизнес-аналитиков, которые занимаются оптимизацией бизнес-процессов и стандартизацией деятельности компаний и предприятий на территории РФ. Сегодня существует большое количество нотаций, применяемых для тех или иных случаев.

Что такое бизнес-моделирование

Бизнес-моделирование — это деятельность, в ходе которой можно выявить и описать существующие бизнес-процессы, провести их детальный анализ, а также спроектировать новые бизнес-модели. Моделирование бизнесс-процесса — это сложных, финансово затратный процесс, требующий от исполнителя критического либо аналитического мышления, специализированных навыков в области программирования, а также способность к решению нетривиальных задач и поиску оптимальных решений в любой ситуации вне зависимости от ее сложности.

Ключевые задачи бизнес-моделирования:

• Получение целостной картины работы в организации, согласование различных мнений, влияющих на развитие бизнеса и смену тенденций;
• Обеспечение понимания в коллективе, преодоление разрыва между управляющим и исполнителями;
• Сокращение затрат на производства и поиск альтернативных методов производства, повышающих уровень качество продукции и сервиса в целом.

Бизнес-моделирование устанавливает связь между целью и исполнительным процессом. Результат процесса — документ, предоставляющий команде точное понимание границ и особенностей проекта, а также основную информацию о программном и аппаратном обеспечении клиента. Конечный результат бизнес-процесса должен включать в себя:

• детальное описание ключевых этапов процесса;
• соблюдение бизнес-логики и бизнес-правил;
• функциональное и нефункциональные требования;
• глоссарий, список сокращений;
• дополнительный графический материал — таблицы, диаграммы, презентации.

Когда возникли нотации?

Первой нотацией считается модель IDEF0, которая возникла в 1980-х годах в ВВС США. Цель ее происхождения — оптимизация работы предприятий, которые занимаются производством и реализацией военной продукции.

Вторая, EPC, появилась спустя 10 лет и обрела четкую расшифровку “цепочка событийных процессов” благодаря которой можно понять, что акцент модели сделан на конкретное событие или результат процесса.

Нотация BPMN охватывает сферу управления бизнес-процессами. Версия 1.0 возникла в 2004 году и модернизировалась больше 4 раз — в 2008, 2009, 2011 и 2013 годах. Сегодня в работе применяется последняя версия 2.0.2 или ее основа 2.0.

Основные виды нотаций

Нотация — это графическая модель, используемая для фиксирования, анализа и оптимизации бизнес-процесса. В отличие от текстового описания, нотация занимает меньше места, позволяет наглядно изучить определенный алгоритм и рассмотреть его работу с начала до конца. При этом текст лучше передает детали и выделяет объекты, требующие усиленного внимания.

Нотации необходимы сотрудникам для понимания и запоминания схемы, с которой они работают чаще всего. Например, процесс обработки заявки на поставку нескольких партий товаров. Руководителям наглядная схема позволяет выявить проблемные и избыточные элементы, влияющие на итоговую прибыль, а также внести нужные коррективы для решения возникших проблем.

Рассмотрим основные типы нотаций моделирования бизнес-процессов:

• VAD (value added chain diagram) — концентрируется на услугах и продукции для потребителей, представлена в виде общего, не детализированного взгляда на бизнес-процесс. Для чтения графической модели не требуется специализированных навыков.
• EPC (event-driven process chain) — в основе модели представлены перечень шагов и запускаемые события. Нотация актуальна для анализа информационного бизнес потока, а именно входящих/исходящих документов. Поможет определить операционные риски, информационные системы, ресурсы и экранные формы.
• Flow Charting — позволяет моделировать бизнес-процессы, учитывая различные точки зрения, применима в большинстве бизнес-моделей.
• IDEF — создает модели, отражающие структуру системы, ее основные функции и потоки ресурсов или информации.
• BPMN — применяется для демонстрации решения конкретных задач бизнес-процесса или схемы его прохождения в целом. Описывает все нюансы проведения бизнес-процесса, моделирует стартовые, промежуточные и итоговые события, а также определяет информационные потоки.
• UML (Unified Modeling Languages) — применима для системного анализа и проектирования, необходима для описания требований к информационным системам бизнес-процессов.
• VSM (Value Stream Mapping) — представлена в виде набора специфических символов, отображающих показатели затрат ресурсов и времени, используемого для анализа бизнес-процесса.
• SIPOC — эффективна для определения границ бизнес-процесса, а также выделения взаимодействующих сторон и входов/выходов итогов процесса.

Плюсы и минусы IDEF

Графическая модель IDEF представлена схемой: слева-направо, сверху-вниз, по диагонали. Объекты, расположенные слева-вверху являются доминирующими. Данный тип включает в себя зависимые задачи и процессы, соответственно объекты направления справа-внизу. Например:

Доставка заказа — второстепенный элемент, который относится к масштабному доминирующему процессу — управление заказами.

Объекты слева-вверх могут являться предшествующими этапами для последующих действий. Например: Получение заявки — только после ее согласования.

Графические отметки:

• прямоугольник — конкретное действие, процесс, этап, задача;
• стрелка — ресурсы, исполнители, необходимая информация и ответственные за выполнение действий или прохождение этапа.

Преимущества:

• высокая степень детализации — модель учитывает все ресурсы, необходимые на каждом этапе бизнес-процесса, а также определяет сотрудников, несущих ответственность даже за самые сложные алгоритмы.
• широкий спектр задач, который можно выполнить, не имея специальных знаний и навыков.

Недостатки:

• графическая модель достаточно объемная и занимает много места, поэтому ее сложно прочитать, если вы не обладаете специальными навыками.
• модель носит специализированный характер и подходит для описания бизнес-процессов, представленных в формате одной цепочки задач и событий. Многочисленное количество «или» вызовет трудности в работе с IDEF.

Особенности eEPC

Ключевая особенность модели eEPC, в том что она представлена в виде схемы: сверху-вниз, где низшие элементы являются доминирующими. Соединяющий элемент — это стрелка либо разделитель «или»/»и», представляющий альтернативный способ решения проблемы. Чтобы правильно выстроить схему, сначала необходимо определить стартовое/финальное событие, далее зависимые от него промежуточные задачи, а затем расписать ресурсы, системы и функции, после чего назначить ответственных для выполнения представленного ряда задач.

Графические отметки базируются в основном не на фигурах, а на цветах:

• розовый — конкретное событие, этап, задача;
• зеленый — функции и действия, которые необходимо выполнить исполнителю;
• желтый — ответственный, назначенный на конкретный этап;
• серый — ресурсы и необходимая информация;
• оранжевый — информационные системы, с которыми предстоит работать.

Преимущества:

• модель подходит ветвящимся бизнес-процессам, в которых не предусмотрен единый способ решения проблемы. Можно обозначить сложные развилки и параллельные ряды событий, а также представить мелкие действия в виде новой второстепенной схемы.
• легкость восприятия — разные цвета на схеме воспринимаются гораздо лучше и приятнее для глаз, чем обилие однотонных отметок на схеме. Важно использовать метод при демонстрации схемы сотрудникам или проведении презентации.

Недостатки:

• основа модели — событие или конкретное действие, соответственно для детальной проработки схемы, необходимо прописывать каждую задачу, вплоть до мелочей и самых незначительных этапов.
• обилие повторяющихся действий, скрытых под разными названиями (иными словами — тавтология). Например: задача «назначить ответственных» — результат «ответственные назначены», задача «расписать план продаж» — результат «план задач расписан». Таким образом, если схема длинная и имеет множество ответвлений, подобные элементы ее перегружают, особенно если за большое количество задач отвечает один исполнитель, или на один процесс назначено несколько исполнителей.

BPMN 2.0

Центом схемы BPMN 2.0 является бизнес-процесс. Нотация содержит не более 10 графических отметок, поэтому схема будет понятна каждому бизнес-пользователю, не прошедшему специализированного обучения. Бизнес-модель можно расширить до 100 знаков и сделать регламент машиночитаемым.

Графические отметки:

• прямоугольник — ключевая задача, процесс, этап;
• круг — событие или определение подходящей функции;
• ромб — развилка, сноска, внесение документов, определение базы данных.
• стрелка — ход событий, назначение ответственного.

Преимущества:

• модель понятна даже рядовым сотрудникам;
• схема, созданная благодаря BPMN может быть читаемой и исполняемой, если к ней подключить возможности информационной системы.
• самый популярный тип графической модели: можно задать вектор событий, детально описать бизнес-процессы и указать ресурсы и информационные системы, которые будут использованы в работе.

Недостатки:

• модель предназначена исключительно для бизнес-процессов и не подойдет для описания структурных возможностей компании или дерева целей. Если схему расширить, добавятся новые разветвления и сложности, которые не под силу понять сотрудникам, не имеющим специальных навыков чтения.

Рекомендации по выбору

На практике сотрудник применяет сразу несколько нотаций, для того, чтобы детально описать бизнес-процессы компании. Если графические модели еще не выбраны, рекомендуется определить ключевые задачи с которыми предстоит работа, а также подобрать 2 вида нотаций — динамическую и структурную.

• Динамическая. Демонстрирует ход потоков данных и логику выполнения процессов. К данной категории относятся графические модели DFD, EPC, BPMN.
• Структурная. Показывает связь между объектами и основные особенности исследуемого объекта. Рекомендуется обратить внимание на нотации: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5 и IDEF6.

Подводя итог, хочется отметить, что подходящая нотация зависит от задачи, которую необходимо решить. Для моделирования первичных бизнес-процессов подойдет нотация VAD, для оптимизации проще использовать SIPOC. Детальные модели бизнес-процессов доступны благодаря BPMN или EPC. Ну а если необходимо автоматизировать бизнес-процесс и провести его детальную характеристику, то поможет нотация IDEF.