Моделирование бизнес процессов – это аналитическая иллюстрация того, как идёт работа того или иного бизнеса, описание реального положения компании на данный момент и планирование её улучшения. Составление модели является важнейшим компонентом эффективного управления бизнесом.

Сначала система анализируется «как есть», затем эти данные противопоставляются тому «как должно быть». Успешные организации постоянно улучшают свои процессы, стремясь сделать их максимально эффективными и рентабельными.

При возникновении затруднений в деле предприятия, руководитель задаётся вопросами «Как исправить ситуацию?», «С чего начать?», «Что представляет собой основную проблему?». Ответить на эти вопросы поможет построение модели бизнес-процессов.

Суть моделирования бизнес-процессов

Для того чтобы бизнес процветал, нужно время от времени «наводить порядок» — составить чёткий план дальнейших действий, понять к чему стремиться. То есть, система управления должна стать правильно организованной и одинаково понятной для всех, зафиксированной документально в точных терминах. В этом и состоит смысл бизнес-моделирования. Почему мы заботимся о моделировании ведения бизнеса?

В целом, оно используется для восьми целей: коммуникация, обучение и получение необходимых знаний, убеждение и продажа, анализ, управление соответствия требованиям, как условие для разработки программного обеспечения, использование непосредственно как программное обеспечение, а также управление знаниями и их повторное использование.

Во время анализа предприниматели осознают, как реально работает компания. Уже на этом этапе появляются идеи о том, как улучшить систему. Благодаря составлению бизнес-модели появляется набор документов, которые наглядно показывают технологию выполнения работ. В дальнейшем, это облегчит подготовку персонала для той или иной деятельности.

Наличие действенной бизнес-модели повышает управляемость и эффективное использование ресурсов предприятия. Иными словами, моделирование бизнес-процессов подобно путеводителю, помогающему лучше ориентироваться в своём бизнесе.

Виды

Моделирование принято подразделять на следующие виды:

• Функциональное;
• Объектное;
• Имитационное.

Основа функциональной модели – диаграммы, отображающие последовательность функций, которые связаны общими объектами. Преимущество такого вида в графическом удобстве – функциональные блоки связаны между собой интерфейсной дугой, и каждый элемент ссылается на другой.

Ключевой особенностью объектного моделирования является описание взаимосвязи и взаимозависимости объектов между собой, например ресурсов, сотрудников и других компонентов. Подобная цепочка движения бизнеса помогает увеличить конечную стоимость услуг и товаров.

При использовании последнего вида составления бизнес-модели рассматриваются идеи развития бизнеса в различных условиях.

Цели

Составление бизнес-моделей подразумевает несколько целей:

1. Описание процессов. Своеобразный разбор хода работы на части, позволяющий «трезво» взглянуть на систему и определить факторы, которые приведут к успеху.
2. Систематизация процессов. Во время моделирования создаются правила выполнения процессов, следуя которым можно достичь эффективности деятельности.
3. Формирование взаимосвязей в процессах. То есть, устанавливается связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.

Понимание, оптимизация и автоматизация процессов приводит к более эффективному и прибыльному бизнесу. Благодаря использованию карты процессов информация становится доступной для принятия важных решений. К примеру, при просмотре блок-схемы бизнес-процессов высшее руководство компании может признать, что отделы, предлагающие программы мотивации, такие как «сотрудник недели», более продуктивны, чем те, которые этого не делают. В результате они могут предпочесть стимулы для сотрудников в масштабах всей компании.

Графически изображая рабочие процессы, организация получает прозрачность в различных рабочих процессах в рамках всего бизнеса. Наличие этой информации наготове создает прочную основу для гибкости бизнеса и ускоряет вывод на рынок новых продуктов и услуг.

Все эти цели имеют конечную мотивацию – улучшить производительность работы компании.

Каких проблем помогает избежать моделирование бизнес-процессов

Моделирование, как эффективный способ развития бизнеса, также является спасательным кругом от ряда затруднений.

• Неосведомлённости. Например, компания лишилась своего менеджера, который работал по своей методике. Обычно, руководство не вникает в подробности рабочей рутины своих сотрудников. В итоге, начальник не знает, как должен вести дела новый работник. При наличии готового плана, вы будете знать, как работают сотрудники, кто контролирует тот или иной процесс, а все их действия и обязанности будут зафиксированы.
• Беспорядка в коллективе. Допустим, одна задача выполняется несколькими работниками. Все заняты делом, но так как нет точного порядка, другие процессы простаивают.
• Неконтролируемых расходов. Моделирование позволяет ясно следить за тем, как используется капитал – сколько зарабатывает сотрудник, его премии, отпускные, а также любые мелкие расходы для нужд компании. При таких условиях становятся невозможны кражи или сокрытия денег.
• Потери клиентов. Упорядоченные бизнес-процессы – залог эффективной и оперативной работы. Эту среду можно сравнить с гостиницей. Если в ней налажен порядок, то клиенты обслуживаются без промедления и должным образом, что хорошо отражается на посещаемости отеля. С другой стороны, предприятия, в которых хромает внутренняя система, часто теряют клиентов из-за имеющегося хаоса.

Стадии бизнес моделирования

Работа по моделированию бизнес-процессов состоит из пяти стадий:

1. Построение базовой модели «как есть». Для улучшения бизнеса, необходимы актуальные сведения о работе. На этом этапе выявляются данные о процессе, ключевые моменты и рамки процесса.
2. Анализ исходной модели. Эта стадия подразумевает изучение процессов и взаимосвязей между ними, устанавливается необходимость изменения процесса.
3. Разработка оптимальной модели «как должно быть». Здесь определяется требуемое состояние процесса, образ системы в перспективе, включая все усовершенствования.
4. Использование модели на практике, тестирование. Проверка системы на «прочность» и дальнейшее одобрение её внедрения.
5. Доработка модели «как должно быть». Моделирование не ограничивается только разработкой шаблона. При необходимости нужно улучшать созданную модель, чтобы она не утратила актуальность и вела компанию к успеху.

Принципы моделирования бизнес-процессов

Продуктивность и достижение результатов напрямую зависят от того, насколько деятельность организации соответствует определённым правилам, ведущим к успеху. Прежде чем описать основные методы моделирования, рассмотрим общие принципы, которые необходимо учитывать при построении модели.

Осуществимости

Построенная модель в первую очередь должна иметь практическую «досягаемость», то есть она должна быть пригодной для реализации поставленных целей. Нужно ясно определить возможности области моделирования, количественные показатели.

Информационной достаточности

Точность и полнота исходной информации играет важную роль в продуктивности работы. При недостаточном количестве данных о компании, модель будет построена некорректно. Модель бизнес-процессов должна строиться на реальных сведениях.

Множественности

Для того, чтобы достичь желаемых показателей, следует составить ряд моделей – так можно рассмотреть процессы с разных углов. Лишь масштабный охват приведёт к нужным результатам, при этом, помогая избежать многочисленных ошибок.

Агрегирования

Когда дело касается строения сложной модели, наиболее простым способом является разделение её на подсистемы и дальнейшая работа с ними. В этом и заключается принцип агрегирования – в упрощении создания комплексной системы. При наличии независимых агрегатов можно с лёгкостью перестраивать модель в зависимости от ситуации, при этом сохраняя целостность всей модели.

Отделения

При проведении анализа стоит обратить внимание только на неясные аспекты, требующие пересмотрения. Нет необходимости описывать все бизнес-процессы компании. Это сохранит как время, так и силы. Тем не менее, эти блоки включаются в модель лишь с описанием входящих и исходящих информационных потоков.

Методы построения бизнес модели

Основной идеей использования методов моделирования является организация дел наиболее подходящим методом, ведущим к уменьшению затрат и улучшению качества продукции или услуг. Предприниматель, исходя из имеющихся целей, может выбрать подходящий метод моделирования бизнес-процессов. От его выбора зависит насколько удобной и понятной окажется модель. Так какие именно методы построения модели бизнеса разработаны на данный момент?

IDEF (Интегрированное описание функционального моделирования) – представляет собой совокупность аналитических приёмов, которая применяется не только в бизнесе, но и в других сферах. Наиболее часто используются IDEF0 и IDEF3. В первом варианте сложные функции разбирают на простые части, которые затем логически объединяются в блоки с помощью стрелок. Во втором иллюстрируется течение работ или переходные состояния процессов.

DFD ( Диаграмма потока данных) – изображает передачу данных между операциями, а также, каким образом изменяются сведения и где хранятся. Деятельность предприятия разделяется на информационные степени, где на базовый уровень добавляется детальное описание структурированных подсистем.

Диаграмма потоков данных предназначена для отображения потока информации из одного источника в другой. Она описывает, как эти процессы соотносятся друг с другом и с людьми, которые их используют. Однако следует отметить, что DFD не занимается техническими особенностями хранения данных. Скорее, каким образом данные проходят через разные процессы.

Flow Chart Diagram (Диаграмма потока работ) – графический способ подачи информации с использованием определённых знаков для набора данных и операций. В итоге на схеме видна логическая цепочка всех операций. Учитывая гибкость такого подхода при необходимости можно изучить действия сразу в нескольких вариантах.

Цветные сети Петри – этот метод специализируется на представлении действий и событий, переходящих из одной стадии в другую. Благодаря этому, становится очевидно что является причиной тех или иных изменений. Когда в системе есть множество процессов, которые взаимодействуют и синхронизируются друг с другом, сети Петри идеально подойдут как способ построения модели.

Этот метод моделирования используется для проектирования, спецификации, моделирования и проверки систем. Он уникален тем, что они может представлять как состояние — такое как пассивное, неотправленное или ожидающее — так и действие — такое как отправка, получение или передача — на одной диаграмме. В цветных сетях используются цвета для различения символов и формальное математическое представление с четко определенным синтаксисом и семантикой.

Методы моделирования реализуются в специальных компьютерных программах, которые позволяются визуализировать «изображение» при вводе информации. Собирание систематизированных знаний о моделях, а также, их способов использования в различных ситуациях способствует успешному применению методик на практике.

Инструменты

Существует множество программных инструментов и средств автоматизации, которые упрощают работу финансовых лидеров. Когда дело доходит до отслеживания бизнес-операций и точного прогнозирования будущего, автоматизация повышает эффективность. Но до того, как такие устройства будут внедрены, стоит отслеживать внутренние процессы.

Успех бизнеса начинается с его организационной структуры и повседневных операций. Технические инструменты также могут быть полезны в этой сфере. Современная IT-сфера предлагает немало программ, которые были созданы, чтобы помочь бизнес-лидерам быстро применять моделирование бизнес-процессов.

Их следует постоянно анализировать для выявления узких мест, которые могут появиться со временем. Следующие программные инструменты не требуют огромных проектов интеграции и могут быть использованы с минимальными затратами.

Bizagi Studio

Позволяет бизнес-группам и ИТ-командам трансформировать любой бизнес-процесс и обеспечивать сквозную автоматизацию цифровых процессов в масштабах всей организации. Платформа состоит из двух модулей – BizAgi Modeler, использующийся для самого моделирования и описания бизнес-процессов, и BizAgi Studio, который превращает модели в работающие приложения. Преимуществом является то, что платформа не требует навыков программирования, легка в использовании.

Функции:

• описание бизнес-процессов;
• проверка анализ и моделирование;
• создание работающих приложений на основе модели;
• реализация и отслеживание процессов в реальном времени;
• передача процессов персоналу;
• передача ресурсов бизнес-процессам.

ELMA BPM

Профессиональный инструмент для управления бизнес-процессов в предприятии, который поддерживает нотацию BPMN 2.0, являющийся международным стандартом. Так как процессы в компании не стоят на месте, система моделирования подстраивается под все изменения. В ELMA предусмотрены такие инструменты, как подпроцессы, отладка процессов, асинхронное взаимодействие между процессами.

Программа самостоятельно раскладывает информацию в оптимальном порядке, но если вас что-либо не устраивает, можете воспользоваться функцией «Конструктор форм» и расположить информацию так, как считаете нужным. По завершённым процессам на платформе можно создать такие виды документов, как регламент, HTML-документация и карта бизнес-процесса.

Функции:

• работа с документами;
• построение моделей;
• передача процессов персоналу;
• понятная «справка»;
• интеграция с 1С

Visual Paradigm

Поддерживает ряд нотаций (IDEF, eEPC, BPMN), блок-схем и моделей. Интерфейс понятный, удобный и может корректироваться пользователем. В VP вы не встретите таких недостатков, как сбои при перетаскивании элементов, наплывы объектов друг на друга, пересечение стрелок.

Если понадобится моделирование всей системы, то это не составит труда, так как есть возможность связать все модели друг с другом. Кроме того, каждому объекту можно задать «манеру поведения» в системе, бизнес-правила. Высокой ценностью обладает функция выгружения данных в виде программного кода, причем на разных языках программирования.

Функции:

• создание моделей в разных нотациях;
• взаимосвязь между моделями;
• построение других моделей;
• самостоятельная генерация документов;
• создание правил поведения моделей;
• модель в виде программного кода и в графическом виде.

Gliffy

Программное обеспечение для создания блок-схем, которое может использоваться предприятиями любого масштаба и отрасли, которым нужна надежная, но простая онлайн-платформа для построения диаграмм и совместной работы. Есть две основные версии программного обеспечения:

1. Gliffy Project — это приложение для визуального управления проектами, которое работает вместе с платформой управления проблемами Jira. Он позволяет комбинировать информацию, содержащуюся в Jira, с визуальными элементами рабочего процесса, такими как блок-схемы. Это позволяет вашей команде работать эффективнее, улучшая коммуникацию и получая возможность быстро превращать идеи в действия.
2. Gliffy Diagram — это приложение, которое позволяет с легкостью создавать широкий спектр диаграмм и визуализаций. Он проще и имеет более удобный интерфейс, чем многие конкурирующие программные продукты. С помощью предоставленных шаблонов и тем вы можете создавать диаграммы быстрее, чем вы думали. Gliffy также можно использовать для создания многих других типов визуальных представлений. Примеры включают планы этажей, каркасы, интеллект-карты и модели бизнес-процессов.

С этой программой можно связывать диаграммы друг с другом с помощью ссылок, при этом проводя над ними коллективную работу. В сервисе уже встроены все элементы BPMN, можно изменять интерфейс элементов и внедрять свои.

Функции:

• удобное моделирование;
• комплексная поддержка BPMN;
• связь моделей посредством гиперссылок.

BPsimulator

Здесь в основном осуществляется симуляция и оценка модели, благодаря которым обнаруживаются слабые места в процессе, рассчитывается стоимость и загрузка ресурсов. Созданные модели можно сохранить на ПК, Google или One Drive.

Функции:

• симуляция;
• отчёты;
• моделирование, оценка стоимости процесса;
• удобный интерфейс.

ARIS Express

Простая графическая платформа, имеющая организационные модели, карты процессов и модели бизнес процессов в нотации eEPC и BPMN. Имеется функция Smart Design, самостоятельно создающая диаграмму.

Функции:

• Smart Design;
• понятный интерфейс;
• нотации BPMN и eEPC.

Перечисленные программы подойдут как для новичков, так и для знающих специалистов.

Специфика применения моделирования бизнес-процессов на практике

Несмотря на то, моделирование активно внедряется в процессы различных компаний, на практике становится понятно – применяемые методики эффективны лишь в начале их использования. Причиной этому является отсутствие системности – работу начинают, достигают некоторых целей, но при первой неудаче о системе забывают. Для того, чтобы решить эту проблему нужно построить систему управления бизнес-процессами как основу для работы с технологиями совершенствования.

Сложные и непонятные простому персоналу методики бизнес-моделирования не принесут желаемых результатов. Так как, в итоге, работать с ними придётся сотрудникам организации, которые чаще всего не обладают знаниями в сфере современных методов управления.

Хорошие инструменты бизнес-моделирования должны:

• быть легкими в обучении для бизнес-отделов;
• упрощёнными для IT-специалистов для общения с другими отделами;
• быть недорогими и соответствовать отраслевым требованиям;
• иметь встроенный редактор рабочего процесса с графическим интерфейсом;
• уметь моделировать рабочий процесс до реализации.

Бизнес-модели подобны историям, объясняющим, как работают предприятия. Как и хороший рассказ, надежная бизнес-модель содержит четко очерченные персонажи, правдоподобные мотивы и сюжет, который помогает понять ценность всего процесса. Как система, они описывают как части бизнеса сочетаются друг с другом и отвечают на определенные вопросы: кто заказчик? Как мы зарабатываем деньги?

Какая основополагающая экономическая логика объясняет, как мы можем приносить пользу клиентам по приемлемой цене? Каждая жизнеспособная организация построена на надежной бизнес-модели, цель которой – помочь вам лучше управлять своим бизнесом и понимать все процессы. В мире, где данные становятся все более и более важными, в деловой среде они еще более актуальны.