Методология IDEF0 — методология описания бизнес-процессов с помощью функциональных диаграмм. Отличается широким спектром использования. Применяется практически во всех отраслях экономики, независимо от размера предприятия и производимых процессов. Позволяет детально описать процессы.
Методология IDEF0 берет своё начало в 60-х годах. Разработана известным американским ученым Дуглас России в США. В настоящее время методология IDEF0 является фундаментальной, занимает ведущую позицию. Рассмотрим более подробно ее назначение и особенности.
Содержание:
Несколько слов о преимуществах графики
Создание качественного бизнес-процесса возможно только в случае четкого его описания. При этом, как руководитель, так и исполнители, должны понимать, какой конечный результат компания должна получить по итогам завершения цепи, а также наглядно видеть всю цепочку действий, которую необходимо выполнить для достижения целей.
Изображение бизнес-процесса в графическом виде позволяет детальнее разобрать задачу, проанализировать каждый элемент цепи, рассчитать необходимый ресурс. С помощью графического выражения процесса, изображается и взаимосвязь с внешней средой, что немаловажно для достижения результата.
Графический способ описания бизнес-процесса — изображение деятельности с помощью схем, на которых изображены различные вариации действий.
Пожалуй единственным минусом графического способа описания является отсутствие деталей в модели. Процесс изображается схематично, указывается только основные детали. Однако, с помощью текстового сопровождения графической модели, можно акцентировать внимание на деталях бизнес-процесса.
Что такое нотация описания бизнес-процессов
Нотация описание бизнес-процессов — графическое исполнение бизнес-процесса, его описание с помощью графических элементов для наиболее простого восприятия.
Нотации разработаны с целью наглядного изображения деятельности, детального анализа процесса, его автоматизации и оптимизации. Графический вид нотаций позволяет увидеть картину в целом. Обозначишь вход, выход бизнес-процесса, а также основные действия и их взаимосвязь.
В отличие от тестового описания бизнес-процесса, не имеет детального подхода к деятельности. Однако, безусловным плюсом надо отметить восприятие графических нотаций. Действие, изображение с помощью функции позволяет верно определить цель и способы ее достижения, увидеть проблемные и избыточные детали. Нотации помогают удешевить процесс.
По аналогии с языками программирования, нотации называют языками моделирования бизнес-процессов, являются общепризнанными и понятными для всех.
Сегодня в мире наиболее популярны 3 нотации:
- IDEF0;
- EPC;
- BPMN.
Что такое IDEF0?
Наиболее популярная нотация моделирования бизнес-процессов, основанная на методологии структурного анализа SADT.
Нотация IDEF0 позволяет системно изобразить функции, обозначить их взаимосвязь между собой и внешней средой, обозначить материальные, интеллектуальные потоки, которые влияют на движение бизнес-процесса.
Несмотря на то, что нотация разработана более 50 лет назад, она не сколько не устарела и в настоящее время широко используется. Следует отметить, что методология получила свою популярность практически сразу после ее создания. Аналитики стали использовать ее во всех сферах экономики, и уже очень скоро нотация заработала мировое признание.
Главным преимуществом в сравнении с другими методами является создание людых систем, не только информационные, а также создание систем и указания воздействия на процессы внешних факторов.
Таким образом, IDEF0 на сегодняшний день, является универсальной методологией описания бизнес-процессов.
Назначение и состав методологии
Методология IDEF0 получила свою популярность и широкое применение благодаря простому графическому исполнению и простоте восприятия.
Методология IDEF0 описания бизнес-процессов заключается в описании действий с помощью диаграмм.
Описание бизнеса-процессов происходит быстро и очень понятно. Главные составляющие — диаграммы.
Выделяют четыре типа диаграмм:
- контекстная;
- диаграмма декомпозиции;
- диаграмма дерева узлов;
- диаграмма только для экспозиции.
Контекстная диаграмма — ее принято считать главной диаграммой, поскольку нацелена на изображение основной функции и ее взаимодействие с внешней средой.
Диаграммами декомпозиции — считаются второстепенными или дочерними. Описывают составные части основной функции.
Диаграмма дерева узлов — выражает зависимость функций между собой.
Диаграммы для экспозиции — разработаны для изображения отдельных частей системы, создана для выражения оптимальной точки зрения на бизнес-процесс.
Элементы графической нотации
Как уже говорилось, свою популярность и универсальность в использовании, методология IDEF0 получила благодаря простому описанию бизнес-процессов, с помощью графических объектов.
Для описания действий и их взаимосвязи в бизнес-процесса, изображаются прямоугольники и стрелочки.
Прямоугольник обозначает функцию, действие людей, которое имеет свою цель и конечный результат. Имя функции как правило это глагол, обозначающий то или иное действие. Виды функций:
- Деятельность;
- Процесс;
- Операция;
- Действие.
Стрелочка в диаграмме обозначает взаимосвязь функций между собой и внешним миром. Подразделяются на:
- Вход;
- Управление;
- Механизм;
- Выход;
- Вызов.
Так, с помощью всего двух атрибутов происходит описание бизнес-процесса доступным языком, как для исполнителя, так и для заказчика.
Типы связей между функциями
В бизнес-процессе каждая функция должна отвечать за один определенный процесс. Поэтому важно перед описанием бизнес-процесса верно разбить «цепь» на отдельные действия. Далее, когда определено количество действий, определяется взаимосвязь между функциями. В этом случае в строении бизнес-процесса важную роль играет верная последовательность функций.
Для того, чтобы бизнес-процесс работал, необходимо, чтобы взаимосвязь между функциями была стабильная и сильная. При этом, взаимосвязь с внешней средой должна быть как можно слабее.
Выделяют несколько типов связей:
- Иерархическая
- Регламентирующая связь
- Функциональная
- Потребительская
- Логическая
- Коллегиальная
- Ресурсная
- Информационная
- Временная
- Случайная.
Типы связей представлены в списке по своей силе и значимости, от центральной к второстепенным. Для построения бизнес-процесса самую важную роль играют первые пять связей между функциями.
Плюсы и минусы
Преимущества IDEF0:
- Главным преимуществом методологии IDEF0 является полнота описания бизнес-процесса. Описание с помощью диаграмм (главных и второстепенных) позволяется точно описать все процессы, и указать множество взаимосвязей между ними и с внешней средой;
- Жесткие требования к изложению информации. Это приводит к стандартизации бизнес-процессов.
Недостатки IDEF0:
- К недостаткам можно отнести сложность восприятия такого бизнес-процесса, поскольку множество стрелочек рассеивают внимание и переключают его с основной функции и взаимосвязи на второстепенные.
- Сложность прочтения, как для сотрудников организации, так и для руководителей. Однако, в этом случае следует отметить, что перед внедрением в деятельность любой методологии, сотрудники организации должны пройти обучение. В противном случае бизнес-процессы не будут эффективными.
Правила и рекомендации построения диаграмм
Создавая рабочий бизнес-процесс, который действительно будет всем понятен и будет эффективным, необходимо помнить, что он должен соответствовать следующим критериям:
- Законченность — бизнес-процесс должен иметь четкую цель, окончательный продукт, на создание которого направлены действия.
- Лаконичность — принимая во внимание, что бизнес-процесс имеет большую аудиторию (от руководства компанией до рядовых сотрудников), важно, чтобы процесс был описан наиболее лаконично.
- Подбор участников бизнес-процесса — важно четко определить всех лиц, привлеченных к реализации проекта, и закрепить за каждым отдельные задачи. При этом не стоит перечислять участников в сносках, необходимо лаконично вписать их в общую схему для простоты восприятия.
- Понятное потребителю описание — любой человек, прочитав описание бизнес-процесса, должен понять его без дополнительных пояснений.
Облегчить чтение модели возможно, если придерживаться определенны правил создания диаграмм IDEF0. Вот некоторые из них:
- Первостепенно определить для себя цель бизнес-процесса. Необходимо определить тип формируемой модели, а также позицию, с точки зрения которой будет строиться модель.
- При разработке моделей следует избегать изначальной «привязки» функций исследуемой системы к существующей организационной структуре моделируемого объекта (предприятия, фирмы).
- На контекстной диаграмме отображается один блок, показывающий назначение системы. Для него рекомендуется отображать по 2–4 стрелки, входящие и выходящие с каждой стороны.
- Количество блоков на диаграммах декомпозиции рекомендуется в пределах 3–6.
- Блоки на диаграмме декомпозиции следует располагать слева направо и сверху вниз.
- Отсутствие у функции одновременно стрелок управления и входа не допускается.
- Обеспечить каждому блоку свой вход.
- Постараться как можно меньше допустить поворотов в диаграмме и петель.
- Используйте обратные дуги для изображения обратных связей.
- Поименуйте каждый элемент диаграммы.
- Использовать туннелирование стрелок.
- Объединить стрелки, проходящие параллельно и дать им единое имя.
- Нумерация блоков.
Типичные ошибки
Моделирование не всегда выполняют с помощью специализированных программ. Случается, что построение происходит помощью инструментов, не предназначенных для этого. В этом случае возможности проверить на наличие ошибок нет. К ошибкам при описании бизнес-процессов приводить также желание повысить наглядность и отсутствие опыта в этом направлении.
Рассмотрим типичные ошибки:
- Использование различных цветов — не стоит пытать выделить отдельные элементы цветами, чтобы повысить наглядность. Все элементы одинаково важны.
- Слишком большое количество блоков — нельзя изобразить все нюансы процесса на одном листе. Для конкретизации деятельности необходимо применить детализацию каждого блока.
- Нарушение структуры при внесении корректировок — при внесении каких-либо изменений, например смены точки зрения, следите за тем, чтобы не возникло путаницы или процессов без входящих, исходящих и других важных элементов.
- Правила названия управляющих элементов и блоков — называйте стрелки именами, а блоки глаголами.
Программное обеспечение для построения диаграмм IDEF0
Главным преимуществом строения диаграмм с помощью программного обеспечения — это возможность проверки правильности ее построения, проверка логического расположения блоков и так далее. Данная функция позволит избежать возможных ошибок в описании бизнес-процесса, сделает его более функциональным и эффективным.
К сегодняшнему дню создано не мало программ для создания диаграмм IDEF0. Вот некоторые из них:
- ERWin 3.5.2;
- Design/ IDEF;
- Dia;
- IDEF0/EMTool;
- BPwin.
Пример создания функциональной модели IDEF0
Рассмотрим процесс написания статьи для наглядного описания создания функциональной модели IDEF0
Основной блок называется «Написать статью».
Взаимодействие с внешней средой обозначены на схеме входящими стрелками – «Знания в области написания статьи», «Опыт», «Информация из сторонних источников». Основы, которые необходимы для описания.
Управляющие в данном случае – это «План публикации», «Требования издателя», «Правила русского языка».
А в роли «Механизмов» выступают автор, копирайтер, корректор и программное обеспечение.
Таким образом, созданы основные параметры процесса, его вход, выход, а также все необходимое для успешного проведения процесса. Но это – только основные рамки процесса. Так описывается общая схема работы компании в целом.
На самом деле, процесс создания статьи, как и любой бизнес-процесс можно и нужно детализировать.
В завершение статьи важно отметить, что успех любой компании зависит от разработки качественных бизнес-процессов. Верный подход к описанию процессов, соблюдение всех предусмотренных правил и требований к ним в конечном счете повлияют на производительность труда и оптимизацию производства.
Метод моделирования бизнес-процесса IDEF0 имеет свои плюсы и минусы. Вместе с тем, надо отметить, что несмотря на длительность использования данного метода, своей актуальности он теряет. До настоящего времени является мощнейшим, универсальным методом создания функциональных моделей.