Нотация – графическая модель, которая отражает течение бизнес-процесса и позволяет проводить их анализ и оптимизацию. Такая схема удобнее и короче текстового описания, позволяет получить полное представление о процессе. Именно поэтому такое развитие получили модели бизнес-процессов.

Особенности нотации ЕРС

В нотации ЕРС используется значительное количество элементов, которые представлены разноцветными фигурами. Розовыми фигурами отражают события, зелеными – действия, желтыми – исполнителей, серыми – ресурсы, оранжевыми – информационные системы.

Принято разворачивать модель сверху вниз, когда более ранние элементы отражаются сверху. Кроме стрелок – соединительных элементов в нотации предусмотрено использование разделителей «и», «или» и «исключающего или». Это дает возможность использовать данную методику при описании ветвящихся бизнес-процессов.

Схема в нотации EPC

В начале 1990-х годов разработана нотация ЕРС. Изначально она рассматривалась как составляющая методологии ARIS. Основная цель – предоставить такую систему описания процессов, в которой все функции будут семантически связаны. Система не предусматривает обязательного четкого прописывания выполнения функций, основное внимание здесь обращают на события.

Нотация ЕРС имеет событийный характер. Более всего она подходит для описания процессов, проходящих на нижних уровнях. Для процессов верхних уровней модель будет слишком загруженной и сложной для восприятия. Схема содержит упорядоченную комбинацию событий и функций.

Каждая функция должна иметь начальное и конечное событие, также возможно отражение участников, исполнителей, необходимых для выполнения функции ресурсов. Нотация допускает проведение декомпозиции на более низких уровнях.

Расположение функций по времени выполнения – сверху вниз. Это традиционный подход, который облегчит понимание составленной модели для всех заинтересованных лиц. Многие из которых могут не иметь специальных знаний в области построения схем бизнес-процессов.

Читать:  Для чего проводится описание бизнес процессов. Основные инструменты и правила моделирования 

Преимущества и недостатки нотации ЕРС

Основными преимуществами нотации ЕРС называют:

  1. Простота и доступность понимания. Благодаря яркости, использования разных форм и расцветок фигур нужный элемент легко найти на схеме. Это полезное свойство, когда аналитику нужно определить количество выполняемых функций или возможных событий.
  2. Возможность отражения всех значимых организационных элементов в одной модели.
  3. Использование на разных уровнях. Нотацию можно использовать для описания глобальных процессов и создания детальных инструкций при выделении каждого функционального блока в подпроцесс.
  4. Облегченная функция распараллеливания процесса за счет возможности введения любого количества событий в один ряд.
  5. Удобный контроль: так как после каждого действия отражается изменение состояния, то контроль будет заключаться в определении того, достигнуто ли нужное состояние.

Однако при этом нотации присущ и ряд недостатков:

  1. Каждое, даже самое незначительное действие должно сопровождаться соответствующим событием. Этот фактор сильно усложняет схему.
  2. Неудобно отслеживать назначения, поэтому есть вероятность возникновения организационных разрывов.
  3. Если все входы и выходы прописаны качественно и подробно, модель перегружается различными элементами, которые могут пересекаться, это приводит к сложностям при чтении схемы.
  4. Когда отражается несколько параллельных работ, отражение исполнителей становится сложным. В том случае, когда один сотрудник выполняет несколько разных функций, появляется множество стрелок. Также сильно загромождает модель вариант, когда для выполнения одной функции привлечено несколько человек.
  5. Повышенное внимание к событиям и недостаточное – к действиям. Это снижает эффективность в описании бизнес-процессов, где главная роль отводится именно действиям.

Отметим, что отображение локальных рабочих процедур в нотации ЕРС достаточно удобно и для разработчиков, и для пользователей. Также нотация применима в работе проект-менеджера, т.к. дает возможность наглядного планирования распределения работ при выполнении проекта. Более сложные многоуровневые модели лучше отображать с помощью других нотаций моделирования.

Алгоритм построения диаграммы ЕРС

Рассмотрим алгоритм построения диаграммы:

  1. Определяем начальное и конечное события, другими словами, проводим оценку текущего и желаемого состояния.
  2. Внедряем между граничными событиями действия (или функции) и соответствующие промежуточные события.
  3. Определяем и отражаем на схеме документы и информацию, необходимую для реализации каждого из этапов, а также результирующие документы. Также определяем исполнителей работ, обозначаем их роль.
  4. Анализируем качество и полноту схемы, рассматриваем, все ли возможные варианты событий и действий предусмотрены моделью. Если выявлены функции, которые не совсем понятны, требуют расшифровки, детализируем их в подпроцессы и разрабатываем соответствующие схемы для них.

Результатом такой работы становится четкая и понятная схема, отражающая процесс во всех его деталях.

ЕРС

Элементы логики в схемах нотации ЕРС

Основными элементами нотации являются событие и функция. При этом функция представляет собой определенное действие, имеющее продолжительность во времени и сопряженное с результатом. Событие представляет собой факт свершения чего-либо. В большинстве случаев событие не растянуто во времени. При этом всегда за событием следует какое-либо действие, а следствием действия становится событие. Исключение из данного правила – только для начальных и конечных событий.

Дополнительные элементы – исполнитель (можно указать данные конкретного человека или должность), информация (любая дополнительная информация, необходимая для выполнения функции и наступления события), документ, приложение (информация о программном обеспечении, необходимом для выполнения функции). При необходимости разработчик не ограничен в выборе и создании новых элементов. При этом надо понимать, что внедрение значительного количества дополнительных фигур может стать непонятным для тех, кто будет изучать модель по схеме.

В нотацию внедрены логические элементы – «и», «или» и «исключающее или». Элемент «и» используется в том случае, когда выполнение функции приводит к возникновению нескольких событий.

Элемент «или» используем тогда, когда любое из нескольких событий приводит к обязательности выполнения функции. Также возможен и такой вариант: выполнение функции влечет за собой одно из нескольких событий. Например, функция «Связаться с клиентом» может повлечь за собой событие «Позвонил клиенту», «Написал электронное письмо клиенту» или «Послал курьера к клиенту».

Элемент «исключающее или» включают в схему тогда, когда одно из событий влечет за собой выполнение функции. Используют этот элемент и тогда, когда событие происходит в результате выполнения одной из функций. «Исключающее или» идеально для отображения обратной связи и запуска цикла.

Например, функция «Утвердить план» может повлечь за собой события «План утвержден» или «План отклонен». Во втором варианте исполнитель возвращается к начальному этапу цикла и дорабатывает отклоненный план, после чего он снова возвращается на утверждение и проходит данный цикл до тех пор, пока не будет утвержден.

Множество элементов и возможность внедрения собственных обеспечивают свободу разработчика схемы и позволяют описывать процессы любой сложности и уровня новизны.

Соглашения о правилах размещения фигур на схеме

Непосредственно в нотации не указано никаких жестких требований к расположению элементов, хотя в целом принято и более комфортно для пользователя расположение схемы сверху вниз или слева направо. Но если не устанавливать такие правила, то есть вероятность получения сумбурной схемы. Особенно, если над ней работает несколько специалистов.

Приведем общие правила, соблюдение которых позволит достичь единства в создании и оформлении модели разными специалистами:

  1. Предпочтительно размещение схемы сверху вниз. Допустимо – слева направо.
  2. Элементы исполнителей располагаем справа от функций.
  3. Влево и вверх от функции даем информацию о входящих документах.
  4. Влево и вниз от функции представляем информацию об исходящих документах.
  5. Вниз и вправо от функции располагаем блок «Информация».
  6. Вверх и вправо от функции представляем данные о приложениях.
  7. Произвольное расположение предпочтительно для элементов «База данных» и «Картотека».
  8. Данные о материальных потоках представляем слева о сведениях о документах, которые их сопровождают.
  9. Если используется блок «Кластер», его располагают слева о данных о сопутствующем документе.

Идентификация элементов на диаграмме

Качественное описание предусматривает идентификацию основных элементов. В нотации ЕРС обязательна идентификация фигур «Документ» и «Функция». При этом идентификационный номер документа проставляется в верхнем левом углу соответствующей фигуры. Там проставляется номер документа, соответствующий его реестровому номеру. Если это входящий документ, поступивший из внешней среды, то его идентификация проводится только по названию.

Идентификация функций проводится через указание порядкового номера функции для выделенной группы процессов. Другими словами, в начале этого номера всегда долен стоять код группы процессов. Расположение точно такое же – в левом верхнем углу соответствующего элемента.

Текстовое описание процессов

Схема не дает возможности полностью детализировать все процессы. Для этого пришлось бы создавать бесконечное множество элементов и условий. Чтобы не допустить этого, а также расширить описание информацией, которая не подлежит графическому отображению, создают текстовые шаблоны, которые заполняют по ходу составления схемы. Шаблоны могут иметь разный характер, содержать разные сведения и разделы.

Чаще всего текстовое описание представляют в табличном виде. Это дает возможность структурировать информацию и облегчить ее поиск при изучении модели.

Например, в простейшем текстовом описании функций могут быть включены данные о наименовании функции, ее подробное описание и код идентификации. Эти сведения могут быть дополнены описанием входов и выходов, необходимых для реализации ресурсов, данных об исполнителях и программном обеспечении.

Использование нотации ЕРС дает возможность ярко и красочно отразить все тонкости бизнес-процесса. Нотация проста для понимания не только специалистами, поэтому ее использование так распространено. Зачастую заинтересованные в информации лица не имеют необходимых знаний для чтения сложных схем.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *