Методология ARIS (Architecture of Integrated Information System) необходима для формирования представлений о деятельности предприятия и визуализации процессов в виде графических моделей, удобных для понимания и комплексного анализа.
Содержание:
Основные определения и термины
Нотация ARIS разработана в Германии компанией IDS Scheer AG. Программное обеспечение высоко ценится на рынке инструментальных средств моделирования бизнес-процессов и включает в себя несколько модулей.
Разработка методологии ARIS предусматривает такие цели, как:
- решение проблем и выполнение задач с определенным функционалом;
- понимание ответственности и полномочий;
- четкое восприятие бизнес-процессов организации;
- создание определенных описаний процессов;
- оптимизация и анализ бизнес-процессов;
- управление рисками;
- передача определенных знаний и эффективное обучение персонала.
Основные элементы, используемые в методологии
Среди ключевых элементов выделяют следующие:
- Organizational chart: organizational unit, person, location, role.
- Process landscape: process.
- Business process: event (событие фиксирующее состояние конкретных параметров в определенный временной промежуток), activities (работа, задание или конкретное действие, которое выполняется в течение определенного промежутка времени), role (должность в организации).
- IT system: risks, input and output data, process control via rules («и», «или»), proccess interface (средство связи с рассматриваемым процессом).
- Data model: entity (таблица), attributes (поле таблицы); primary key (первичный ключ таблицы), foreign key (исходный ключ таблицы), relationship (связь между таблицами).
- IT infrastructure: IT system, hardware, network.
- System landscape: IT system, domain.
Документирования процесса
Средства нотации ARIS применяются для документирования деятельности компаний и бизнеса, а также для создания регламентных документов. Они позволяют контролировать отчетность, организовывать план работы, анализировать существующие модели процессов и тд. Проблемы, с которыми можно столкнутся в процессе документирования деятельности:
- Отсутствие специальных средств моделирования. Как результат — замедление развития организации, спровоцированное неспешною обработкой полученной информации и еще более неторопливым процессом согласования итоговых решений;
- Ручные правки и задержка в подготовке документов. Методология описания в ARIS позволяет создавать готовые текстовые файлы, опираясь на скрипты и специальный встроенный язык SAX Basic. Итоговый документ не будет содержать логических ошибок, в частности при распределении обязанностей между сотрудниками структурных подразделений;
- Генерация отчетности проводится не вручную, а с помощью скриптов. ARIS осуществляет анализ различных моделей и объектов, обрабатывает статистику и выполняет любые иные действия, необходимые для документирования и анализа созданных моделей.
Таким образом, осуществляя документирование сложных бизнес-процессов без применения специальных средств моделирования, организации не удастся избежать ошибок, связанных с неправильным распределением обязанностей и полномочий между сотрудниками.
Необходимы скрипты, которые будут учитывать область применения и контекст ситуации. Для их создания задействуется выходная документация, информация из базы ARIS и форма выходного отчета (текст, рисунки, таблицы, графики, презентация), а также вид, подходящий для сохранения документа (HTML-файл, формат редактора MS Word либо MS Excel).
Концепция архитектуры
Концепция интеграции — это основа методологии ARIS, предполагающая моделирование и описание всех этапов бизнес-процессов и архитектуры предприятия. Нотация ARIS представлена в виде бизнес-системы, компоненты которой взаимосвязаны друг с другом и выполняют информационную, функциональную и организационную опции. Внедрение нотации происходит после детального аналитического анализа предприятия и поиска оптимальных инструментов для модернизации ключевых процессов.
Нотация на предприятии необходима для:
- оценки стоимости, выявления «слабых» мест, оптимизации бизнес-процессов;
- документирования и архивирования информации;
- рассмотрения требований по внедрению информационных систем;
- подготовки предприятия к новому уровню и соответствия стандартам качества.
Визуально основная особенность модели заключается в том, что она представлена в виде схемы «сверху вниз», где низшие элементы являются преобладающими. Соединяющий элемент — это стрелка либо разделитель «или»/«и», представляющий альтернативный способ решения проблемы.
Чтобы правильно выстроить схему, сначала необходимо определить стартовое/финальное событие, далее зависимые от него промежуточные задачи, а затем расписать ресурсы, системы и функции, после чего назначить ответственных для выполнения представленного ряда задач.
Графические отметки при передаче нотации базируются в основном не на фигурах, а на цветах:
- розовый — конкретное событие, этап, задача;
- зеленый — функции и действия, которые необходимо выполнить исполнителю;
- желтый — ответственный, назначенный на конкретный этап;
- серый — ресурсы и необходимая информация;
- оранжевый — информационные системы, с которыми предстоит работать.
Для чего используется концепция интеграции в нотация ARIS:
- описание организационной структуры;
- детальное толкование структуры рисков и потерь;
- анализ целей предприятия и ключевых задач сотрудников;
- подробное описание всех процессов, которые протекают в организации.
Виды нотаций ARIS
Подход к описанию изучаемых процессов и его документирование предполагает рассмотрение организации с точки зрения 4 разных моделей:
- Организационная — подразумевает структуру организации, а именно иерархию подразделений и соответствующих должностей. Модель базируется по принципу «сверху-вниз», при условии, что верхние позиции являются доминирующими. На нижних уровнях графической схемы указывают штатных работников с наименьшей ответственностью или задачи, не требующие установки четких временных промежутков.
- Функциональная — анализ функций и целей, выполняемых в организации. Работа, задача, начальное или финальное действие — это основа модели: верхние уровни — сам бизнес-процесс, нижние — базовые функции, разделенные на составные элементы.
- Информационная — распределение информации и задач, необходимых для воплощения системных функций;
- Модель управления — второстепенный взгляд на реализацию конкретных задач в рамках указанной системы.
К методологии ARIS относится большое количество нотаций, предполагающих создание гибких моделей организации. Самыми значимыми и эффективными являются следующие нотации:
- Value-added Chain Diagram (диаграмма цепочки процесса);
- extended Event-driven Process Chain — еЕРС (расширенная нотация цепочки процесса; управляемого событиями) и PCD (диаграмма цепочки процесса);
- Organizational Chart (организационная диаграмма);
- Function Tree (дерево функций);
- Product Tree (дерево выпускаемой продукции).
Плюсы и минусы
Преимущества:
- Модель подходит ветвящимся бизнес-процессам, в которых не предусмотрено единого способа решения проблемы. Можно обозначить сложные развилки и параллельные ряды событий или представить мелкие действия в виде новой второстепенной схемы.
- Высокая степень визуализации и легкость восприятия модели — разные цвета на схеме воспринимаются гораздо лучше и приятнее для глаз, чем обилие однотонных отметок на схеме. Важно использовать метод при демонстрации схемы сотрудникам или проведении презентации.
- Рассмотрение ситуации с различных точек зрения и разнообразных уровней описания компонентов системы.
Недостатки:
- Основа модели — событие или конкретное действие, соответственно, для детальной проработки схемы, необходимо прописывать каждую задачу, вплоть до мелочей и самых незначительных этапов.
- Обилие повторяющихся действий, скрытых под разными названиями (иными словами — тавтология). Например: задача «назначить ответственных» — результат «ответственные назначены», задача «расписать план продаж» — результат «план задач расписан». Таким образом, если схема длинная и имеет множество ответвлений, подобные элементы ее перегружают, особенно если за большое количество задач отвечает один исполнитель или на один процесс назначено несколько исполнителей.
- Необходимость разработки соглашения о моделировании. Разработка документа — это сложный, процесс, требующий значительного времени (1—3 месяца), финансовых затрат и квалифицированных специалистов.
- ARIS считается «тяжелым» и профессиональным инструментом, так как требует специальных знаний и навыков в процессе использования. Использование ARIS целесообразно в организациях с крупным денежным оборотом. В противном случае вы впустую потратите деньги на проектирование соглашения о моделировании.
Пример практического применения
Рассмотрим несколько примеров применения нотации ARIS на практике:
Задание: повысить эффективность за счет оптимизации процессов и четкого распределения ответственности в них. Специалистам необходимо разработать детальную карту процесса, структурировать деятельность компании и назначить ответственных руководителей функциональных блоков. Ключевые процессы, а именно действия, затрагивающие область продаж и производства продукции, должны быть проанализированы на глубоком уровне и детально промоделированы. Основная задача — выявить «слабые» места производства, усовершенствовать процессы и повысить координацию между участниками проекта.
Задание 2: у предприятия возросла потребность в переходе на новый системный уровень анализа процесса и работоспособности сотрудников с целью совершенствования бизнес-процессов. Для решения поставленных задач необходимо разработать соглашение о моделировании, которое будет включать принципы и правила, подходящие для реализации указанных бизнес-процессов. Немаловажно разработать скрипты для финансового анализа и формирования карты бизнес-процессов.
ARIS — это мощный инструмент для описания продуктов и услуг организации, документирования, имитации моделирования процессов и анализа производительности. Однако, как и другие нотации, инструмент имеет особенные требования к области применения. Эффективность ARIS зависит от соотношения затрат на разработку соглашения и получаемой прибыли от внедрения системы. Если показатель со временем остается прежним и действует не в вашу пользу, имеет смысл использовать менее тяжеловесные и более бюджетные инструменты.