Если вы занимаетесь управлением бизнесом и процессами, возможно, вы знакомы с такими сокращениями, как BPM, BPMN и BPMS . Но знаете ли вы, что они означают? Умение их различать важно для разработки эффективной бизнес-стратегии и постоянного улучшения бизнеса.

Эта статья предоставит полный обзор значения каждого термина и того, как их применять. Но сначала вам нужно понять основные концепции управления процессами. Надеемся, вам понравится чтение!

Основные понятия

Чтобы объяснить разницу между BPM, BPMN и BPMS, давайте сначала поговорим о BPM. Вкратце, это аббревиатура, означающая «Управление бизнес-процессами» .

Это широко известная во всем мире концепция, созданная на основе сочетания управления бизнесом с использованием определенных методов и инструментов. Итак, BPM включает в себя технологии и направлен на выявление, анализ и оптимизацию процессов в организациях.

Таким образом, это управленческая концепция, которая согласовывает стратегии, технологии и цели компании с потребностями клиентов за счет непрерывного внимания к процессам .

BPM — это способ визуализации бизнес-операций, выходящий за рамки функциональных структур компании.

Он включает в себя всю работу, необходимую для предоставления продукта или услуги, всегда оставляя клиенту самую важную часть процесса.

BPM может помочь, если у бизнеса есть стратегические цели по повышению производительности, сокращению затрат, предотвращению потерь или ошибок в производстве, повышению ценности для клиентов, сокращению внутренней бюрократии.

BPMS — это инструмент, который может стать отличным решением для тех, кто хочет ускорить и облегчить деятельность компании.

Для этого он не фокусируется на организации, сегментированной на отделы, а на общем видении, которое охватывает все процессы, которые ее включают.

Таким образом, мы можем определить BPMS (Business Process Management Suite) как инструмент, который позволяет в автоматическом режиме:

• отображать процессы компании от начала до конца;
• моделировать решения;
• выполнять, контролировать и отслеживать процессы с целью постоянного улучшения.

В BPMS можно разрабатывать рабочие процессы с нотацией BPMN (модель бизнес-процесса и нотация), с помощью которой мы можем представить стандартизированным и интуитивно понятным образом характеристики процесса, такие как, например, его действия, порядок выполнения и ответственные люди.

BPMS также позволяет автоматизировать и контролировать выполнение процессов с помощью таких ресурсов, как:

• электронные формы;
• определение бизнес-правил;
• интеграция с другими системами и различные отчеты.

Это позволяет сосредоточить всю информацию и людей, вовлеченных в компанию, на общих организационных целях.

Хороший инструмент BPMS — это полная система, которая объединяет различные корпоративные решения на одной платформе. Следовательно, управление может быть намного более эффективным, а связь между различными областями становится более централизованной и видимой.

 

Платформа BPMS может выполнять разные функции, такие как:

• Графическое моделирование среды.
• Репозиторий процессов.
• Оркестровка процессов.
• Управление контентом (ECM).
• Управление человеческим взаимодействием.
• Связь с внешними системами.
• Мониторинг анализа данных для поддержки бизнес-аналитики (аналитика).
• Управление правилами и др.

BPM, BPMN, BPMS — в чем отличия

В то время как BPM — это предмет или философия управления, которую можно применить к бизнесу, BPMN — это официальная стандартная нотация, которая используется во всем мире.

Другими словами, цель BPMN — визуально поддерживать и стандартизировать внедрение управления бизнес-процессами.

BPMN — это набор символов и графических представлений, которые вместе показывают весь поток процесса, его действия, события, шлюзы, соединения и другие элементы.

Поэтому, хотя это широко известно как методология BPMN, на самом деле это не методология, а обозначение.

BPMS — это пакет управления бизнес-процессами (или система), который представляет собой программное обеспечение, которое отображает, автоматизирует, выполняет и отслеживает процессы, используя BPM на всех его этапах.

BPMN — это моделирование процессов в BPMS, которое используется для автоматизации процессов и делает их понятными для всех вовлеченных людей. Можно даже применить обозначение на любом этапе BPM , чтобы поддержать цикл непрерывного улучшения. Другими словами, вы можете использовать BPMN в BPMS, когда хотите:

• Автоматизируйте процессы с минимальной помощью ИТ-профессионала
• Моделируйте процессы от начала до конца
• Измените процесс после выявления узких мест
• Добавить новые бизнес-правила и т. Д.

В BPMS даже можно определить людей, ответственных за каждый процесс , чтобы поддерживать контроль и управление выполнением.

Нотация описания бизнес-процессов

BPMN в настоящее время является наиболее широко используемой нотацией для моделирования процессов, используемым бизнес-аналитиками, а также руководителями — владельцами процессов.

Основа нотации — это описание последовательности действий, включая описание событий, сопровождающих процесс, и взаимодействие между отдельными объектами.

Нотация позволяет описывать трактовку различных событий и вариантов решений и полностью описывать, как происходит деятельность.

Во 2-й версии BPMN также есть модели и инструменты для описания сотрудничества, которые будут использоваться при моделировании сложных процессов, в которых взаимодействуют несколько сущностей, таких как цепочки спроса и предложения.

Нотация изначально разрабатывался как инструмент визуального моделирования для описания процессов.

Благодаря своей выразительной силе и ясности, он вскоре стал популярным не только среди аналитиков, но и среди разработчиков, и расширил свои возможности так, что в настоящее время поддерживает полную автоматизацию процессов, так называемое управление рабочим процессом.

На практике основными формами использования являются:

• Более или менее полная процессная модель организации.
• Описание конкретных процессов для нужд бизнес-анализа.
• Использование языка как инструмента программирования для автоматизации операций.

BPMN подходит для всех этих целей, но внешний вид диаграмм и детализация, с которой они будут обрабатываться, будут принципиально другими.

Основные элементы:

• Действия (также называемые действиями или задачами).
• События.
• Шлюзы (часто называемые процессом принятия решений, в результате упрощенного представления шлюзов как преемников точек принятия решений на блок-схемах).
• Компенсация (для многих пользователей это технический элемент, который играет незаменимую роль в тот момент, когда вы хотите подготовить процесс не только к стандартному курсу, но и в ситуациях, когда в процессе происходит что-то непредвиденное и с этим нужно что-то делать. ).
• Потоки.
• Блоки (часто переводятся как пулы).
• Полосы.

Помимо элементов, BPMN также определяет типы схем:

• Описание процесса.
• Описание хореографии.
• Описание сотрудничества.

В идеале одна и та же модель процесса используется руководством для анализа компании, владельцами процессов для улучшения процессов и системой управления задачами для управления активными задачами.

Зачем нужна регламентация бизнес-процессов?

Большинство компаний в настоящее время являются вертикальными и разделены на отделы, такие как логистика, маркетинг, финансы и т. д., в соответствии с областями знаний профессионалов. Это естественный эффект открытия нового бизнеса.

Однако со временем такое разделение отделов может создавать помехи связи между отделами. В результате у каждой команды появляются собственные взгляды и разные цели, а управление бизнесом в целом становится фрагментированным. Это может затруднить достижение стратегических целей.

В организации, ориентированной на процесс, показатели основаны не на целях каждого отдела, а на том, как эти отделы вносят свой вклад в каждый процесс. Основное внимание уделяется эффективности процесса, а не отделу.

Каждая из этих областей может иметь свои специализированные системы, такие как BPMS, и их можно интегрировать в одну и ту же технологическую облачную среду .

Когда вы выполняете, изменяете и отслеживаете процессы, вы можете определять слабые стороны бизнеса и работать над ними более точно. Результатом является ориентация бизнеса на клиента , что может означать получение большего количества конкурентных преимуществ и получение прибыли.

Информационные технологии оказывают поддержку и позволяют организовать сложные процессы, чтобы сделать деятельность компании более успешной и быстрой, как на стратегическом, так и на операционном уровнях.

С помощью программного обеспечения компании могут отображать и автоматизировать все свои процессы , чтобы они были более прозрачными и доступными для всех людей, участвующих в выполнении задач. В результате легче:

• Контролировать процессов от начала до конца.
• Определить конкретные узкие места.
• Расставить приоритеты в процессах в соответствии с их потребностями.
• Увеличивать масштаб с помощью автоматизированного программного обеспечения.
• Установить цели и KPI.
• Установить стандарты качества.
• Создавайть отчеты, графики и расширенные данные в режиме реального времени.
• Подключать рабочий процесс в разных отделах и системах.
• Ускорить принятие решений.
• Создать прототипы и опробовать решения (время выхода на рынок).

Важно отметить, что для достижения вышеупомянутых результатов вам необходимо изучить свою BPMS в полной мере.

Вы должны не ограничиваться только моделированием и документированием, но и включать автоматизацию в свои бизнес-процессы.

Какие проблемы возникают, если процессы не регламентированы

Если процессы не регламентированны, то не избежать следующих распространенных пробмем и ошибок:

• Шумы в общении — особенно в очень сложных компаниях, где необходимо, чтобы процессы были прозрачными, в соответствии с принципами визуального управления.
• Отсутствие постоянного мониторинга производительности процесса.
• Другая ошибка состоит в том, что рассматривают только части процесса, вместо того, чтобы рассматривать его в системном и целостном виде.
• Несоблюдение согласованности процессов с цепочкой создания стоимости и общими стратегическими целями бизнеса.

Немного истории

BPMN является производной от синтеза множества нотаций бизнес-моделирования. Изначально опубликованная Business Process Management Initiative (BPMI) в 2004 году, BPMN теперь поддерживается OMG после слияния двух организаций в 2005 году. Документ спецификации BPMN был выпущен OMG в феврале 2006 года. Версия 2.0 BPMN была разработана в 2010 году, а фактическая версия спецификации была выпущена в декабре 2013 года. Последняя версия (BPMN 2.0.2) была официально опубликована ISO в качестве стандарта издания 2013 года: ISO / IEC 19510.

Из чего состоит нотация: основные графические элементы

В BPMN процессы описываются с помощью диаграмм с рядом графических элементов. Такое визуальное представление позволяет пользователям легко понять логику процесса.

BPMN в первую очередь была разработана для проектирования и чтения как простых, так и сложных диаграмм бизнес-процессов. Для этого в стандарте BPMN графические элементы классифицируются по категориям: в результате элементы легко распознаются пользователями, работающими с диаграммами бизнес-процессов.

Событие (Event)

События — это то, что происходит и может повлиять на бизнес-процесс. Событие может быть как внешним, так и внутренним. Пока они могут влиять на моделируемый процесс, их следует моделировать. События показаны кружками. В некоторых случаях в кругах есть значки, обозначающие тип триггера события.

Действие (Activity)

Действия — это работы, выполняемые в рамках бизнес-процесса. Они показаны в виде прямоугольников с закругленными углами, с названиями, описывающими работы, которые необходимо выполнить.

Есть два типа действий: задача и подпроцесс. Когда мы хотим смоделировать атомарную работу, которая не может быть далее разбита или не имеет смысла в этом, мы используем задачу.

С другой стороны, когда мы хотим смоделировать неатомарную сложную работу, которая может быть переработана в более мелкие работы, мы используем подпроцесс. Подпроцесс можно разбить на другой уровень детализации.

Развилка (Gateway)

Развилки несут ответственность за управление ходом бизнес-процессов. Они показаны в виде ромбов. В процессе работа и результат могут отличаться в зависимости от внешних или внутренних условий. Например, скидка будет предложена только VIP-покупателю, но никому другому. Развилка — это место, где оцениваются условия и принимается решение.

Поток (Flow)

Поток — это элементы, которые соединяются друг с другом для формирования бизнес-процессов. Элементы потока — это основные элементы, определяющие поведение процесса. Существует три типа элементов потока: события, действия и шлюзы.

Поток сообщений (Message Flows)

Объекты потока не изолированы, а скорее связаны, чтобы сформировать поток. Соединители, соединяющие объекты потока, называются соединительными объектами. Существует четыре типа связывающих объектов: потоки последовательности, потоки сообщений, ассоциации и ассоциации данных.

Пул (Pool)

Пулы представляют участников бизнес-процесса. Это может быть конкретная сущность (например, отдел) или роль (например, помощник менеджера, врач, студент, продавец).

Внутри бассейна есть элементы потока. Они представляют собой работы, которые пул должен выполнять в моделируемом процессе.

Объекты данных (Date object)

Данные — это в основном информация, необходимая или производимая при выполнении бизнес-процесса. Существует четыре типа данных: объекты данных, входные данные, выходные данные и хранилища данных.

Сообщение (Message)

В BPMN связь между пулами осуществляется с помощью сообщений. Поток сообщений используется для отображения потока сообщений между пулами или элементов потока между пулами. Поток сообщений показан пунктирной линией со стрелкой. Некоторые примеры сообщений, которые проходят между пулами: факс, телефон, электронная почта, письмо, уведомление, команда.

Артефакты (Artefact)

Артефакты добавляют важную информацию к процессу, например, дополнительные примечания, текстовые аннотации. Артефакт может использоваться для добавления дополнительных деталей к объектам потока. Он не влияет на поток, но дает подробную информацию об объектах внутри потока.

Бонусом все объекты BPMN 2.0 на одной картинке:

Бизнес-процессы

Знание того, как работает бизнес, — это первый и самый важный шаг в улучшении бизнес-процессов. Модель и нотация бизнес-процессов (BPMN) обеспечивает:

• графическое представление бизнес-процессов, которое может легко понять любой, от бизнес-аналитика до заинтересованного лица;
• помощь в анализе бизнес-процессов и улучшении бизнес-процессов.

Любой процесс, описанный с помощью BPMN, представлен как ряд шагов (действий), которые выполняются последовательно или одновременно в соответствии с определенными бизнес-правилами.

Бизнес-процесс может быть исполняемым и неисполняемым. Первые предназначены для автоматизации, вторые – для изучения работы компании и повышения эффективности взаимодействия в коллективе.

Исполняемые

Процессы, которые можно смоделировать при помощи BPMN. Цель таких процессов внедрение или улучшение автоматизации.

Не исполняемые

Бизнес-процесс, который не возможно представить в виде последовательности шагов. Например, задачи по повышению эффективности взаимодействия в коллективе или изучение работы компании.

Каким компаниям подходит использование bpmn

Большинство компаний в настоящее время являются вертикальными и разделены на отделы, такие как логистика, маркетинг, финансы и т. д., В соответствии с областями знаний профессионалов. Это естественный эффект открытия нового бизнеса.

Однако со временем такое разделение отделов может создавать помехи связи между отделами. В результате у каждой команды появляются собственные взгляды и разные цели, а управление бизнесом в целом становится фрагментированным. Это может затруднить достижение стратегических целей.

В организации, ориентированной на процесс, показатели основаны не на целях каждого отдела, а на том, как эти отделы вносят свой вклад в каждый процесс. Основное внимание уделяется эффективности процесса, а не отделу.

Каждая из этих областей может иметь свои специализированные системы, такие как BPMS, и их можно интегрировать в одну и ту же технологическую облачную среду .

Когда в компании выполняются, изменяются и отслеживаютя процессы, руководитель можете определять слабые стороны бизнеса и работать над ними более точно. Результатом является ориентация бизнеса на клиента , что может означать получение большего количества конкурентных преимуществ и получение прибыли.

Таким образом, использование bpmn подходит любой компании.

Подходит ли bpmn для малого и среднего бизнеса

Когда предприниматель начинает бизнес, он обычно занимается составлением бизнес-плана. Это влечет за собой определение всего, что ему нужно купить, сотрудников, которых он должен нанять и обучить, целевой аудитории, места для установки, организации поставщиков и многого другого.

Но редко процессы определяются должным образом, что относится к порядку и способам выполнения каждой задачи, необходимой для предоставления клиентам лучших услуг или продуктов .

И это именно то, что может сделать BPM для малого и среднего бизнеса. Это предотвратит неэффективную трату ресурсов, задержку доставки и создание путаницы из-за неэффективной связи.

Преимущества

BPMN предоставляет исчерпывающие и вместе с тем богатые нотации, которые могут быть легко поняты как техническими, так и нетехническими заинтересованными сторонами. Моделирование бизнес-процессов обеспечивает важные преимущества для компаний и организаций:

• предлагает отраслевой стандарт, разработанный консорциумом OMG, некоммерческой отраслевой группой;
• предоставляет предприятиям возможность определять и понимать свои процедуры с помощью диаграмм бизнес-процессов;
• обеспечивает стандартную нотацию, понятную всем заинтересованным сторонам бизнеса;
• позволяет преодолеть коммуникационный разрыв, который часто возникает между проектированием и реализацией бизнес-процессов.

BPMN простой в освоениия, но достаточно мощный, чтобы описать потенциальные сложности бизнес-процесса.

Минусы стандарта

1. Неэффективное управление и потеря доходов. Преимущества BPMN могут быть достигнуты только при его правильной реализации. Если не работать с методологиями, может произойти потеря доходов и ресурсов.
2. Меньше инноваций. BPMN должна в полной мере использовать современные технологии и персонал. Но большинство предприятий, внедряющих BPM, не в состоянии максимально эффективно использовать современные технологии и рабочую силу. Видно, что BPM тормозит инновации.
3. Отсутствие общения. Общение действительно важно в любой сфере бизнеса. Благодаря внедрению BPMN становится меньше общения между сотрудниками, работающими в разных секторах. Это связано с методом BPM разделения процессов и рабочих процессов.

Особенности

Особенность BPMN — использование как технологий, так и рабочей силы. В бизнес-секторах наблюдается рост автоматизации рабочих задач. Это приводит к вопросу об обеспечении занятости. Благодаря BPM конкурентная рабочая сила и технологии получают преимущество. Оба максимизированы для достижения лучшего качества продукции.

Как разрабатывать диаграммы

Диаграммы бизнес-процессов — это гибкий метод определения требований. Когда вы начинаете, лучше всего использовать наиболее простое представление процесса. Начните с базовой структуры и четко идентифицируемых элементов в процессе. По мере развития диаграммы добавляйте детали.

Начните с четкой цели. Диаграмма бизнес-процесса должна представлять конечный, четко ограниченный процесс, даже если он содержит подпроцессы.

Обратите внимание на следующие рекомендации по построению диаграмм:

• Для сложного процесса запланируйте создание только резюме. Представьте подпроцессы с одним элементом подпроцесса, не добавляйте слишком много деталей на этом этапе.
• Для более мелких и простых процессов создавайте детали по мере необходимости, но не забудьте ограничить детали теми действиями, которые полностью выполняются в рамках процесса.

Поддерживаются два типа процессов: простые и бизнес-процессы.

• Простой процесс представляет собой внутренние процессы в рамках одной организационной единицы или бизнес-единицы. Процесс не включает бассейны, однако он может включать несколько дорожек для представления ролей или внутренних участников процесса.
• Бизнес-процесс представляющие собой глобальные процессы, охватывающие несколько организационных единиц или бизнес-единиц. Этот процесс представлен несколькими бассейнами дорожек. Потоки сообщений связывают действия в пулах.

Если в вашем процессе участвует несколько участников (например, разные организации, клиенты или системы), то создайте бизнес-процесс и разделите участников по разным пулам. Используйте отдельные пулы для представления участников, которые контролируют свои собственные процессы. Например, покупатель — это один пул, а продавец — другой; у каждого из них есть отдельные процессы, но при размещении заказа они должны взаимодействовать за пределами своих организаций (через пулы).

В простом процессе или в едином пуле бизнес-процесса может быть несколько ролей, каждая из которых представлена отдельной полосой на диаграмме. Например, служба поддержки клиентов, выставление счетов и доставка имеют свою собственную полосу в рамках одного пула.

Определите задачи и подпроцессы, которые включены в процесс. Эти действия представляют собой описания работы. Задача — это конечная (атомарная) деятельность, которую нельзя разделить на более мелкие. Подпроцесс представляет собой набор задач, которые рассматриваются как одно действие на этой диаграмме процесса. Поместите каждое действие в пул или дорожку, которая представляет участника, роль или систему, выполняющую действие.

Действия могут совместно использовать объекты данных, которые являются контейнерами для данных. Соединение действий с объектами данных создает ассоциации данных, которые используются для размещения данных в объекте данных или извлечения данных из него.

Размещение начального, промежуточного и конечного событий. Поместите начальные и конечные события в правильный пул и дорожку по отношению к начальным и конечным действиям в процессе. Добавьте промежуточные события, которые влияют на действия в процессе.

Добавление соединителей потока и шлюзов. Когда вы добавляете соединители потока на диаграмму, инструмент назначает соединитель, соответствующий контексту. Соединители потока последовательностей соединяют действия в простом процессе или в пуле в процессе бизнес-бизнес. Соединители потока сообщений соединяют действия в двух пулах.

Когда вы добавляете соединитель между двумя элементами, редактор схемы бизнес-процесса определяет, какой тип соединителя использовать в зависимости от выбранного источника и цели. Ассоциации связывают текстовые аннотации с действиями и событиями. Шлюз управляет расхождением и конвергенцией потока последовательностей; шлюз может определять ветвление, разветвление, слияние и соединение путей.

Добавление групп и аннотаций. Добавьте текстовую аннотацию, чтобы прояснить конкретное действие или событие. Используйте соединитель, чтобы связать аннотацию с другими элементами.

Пример практического применения

Организуя свои задачи логически и хронологически, с помощью интуитивно понятного и простого в использовании инструмента, владельцы бизнеса четко увидят, где могут происходить траты и задержки. Затем могут предпринять необходимые шаги для их предотвращения.

Например: владелец заправочной станции отмечает, что после организации своих процессов в виде блок-схем и выполнения некоторых расчетов компания продает меньше топлива, чем покупает.

Итак, зная, что отклонений нет, он изучает свою блок-схему. Он понимает, что эта потеря может произойти, когда грузовик перекачивает топливо в его резервуары для хранения.

Затем эта задача исправляется и выполняется с большим вниманием.

Управление бизнес-процессами обеспечивает гибкость, прозрачность, контроль на основе доступа, удобство интеграции, простоту и отсутствие скрытых затрат в процессах. Это популярная и интуитивно понятная графика, которую могут легко понять все заинтересованные стороны, включая бизнес-пользователей, бизнес-аналитиков, разработчиков программного обеспечения и архитекторов данных. Такие отрасли, как бухгалтерский учет, веб-дизайн, инженерия, успешно внедряют BPMN.